Keď Excel nestačí

webBox pre firmy, ktorým administratíva začala prerastať cez hlavu.

Stroje vo výrobných firmách často pracujú na maximum. Linky bežia, logistika sa zrýchľuje, manažéri potrebujú rozhodovať v reálnom čase. No keď chcú zistiť, kto je dnes na smene, kde viazne schvaľovanie služobnej cesty alebo ako vyzerá dochádzka väčšieho tímu, stále sa v mnohých firmách dostanú k papierom, tabuľkám a nespojeným systémom.

Práve tam sa digitalizácia začína oveľa častejšie, než by sa mohlo zdať. Nie pri veľkých transformačných stratégiách, ale pri každodennej administratíve, ktorá prestane stíhať tempo prevádzky.S rastom firmy sa z manuálnych procesov stáva brzda, ktorá si pýta buď ďalších ľudí na administratívu alebo zmenu spôsobu práce.

Slovenská spoločnosť APIS sa tejto oblasti venuje už 35 rokov. Jej platforma webBox dnes pomáha firmám digitalizovať dochádzku, zmeny, prístupy, služobné cesty, návštevy, stravovanie aj ďalšie schvaľovacie procesy. Nie ako jeden izolovaný nástroj, ale ako systém, ktorý má ambíciu spraviť z administratívy riadený, merateľný a bezpečný proces.

Pri cloudovej prevádzke pritom APIS stavia aj na technologickom zázemí spoločnosti GAMO, ktoré do riešenia prináša stabilitu, dostupnosť a bezpečnostnú vrstvu potrebnú pre firemné dáta.

Keď fabrika beží a kancelária nestíha

Dobre to vidieť na príklade SANOVO TECHNOLOGY NIKRO s. r. o., ktorá sa špecializuje na technologické riešenia pre potravinársky priemysel, najmä v oblasti spracovania vajec.

Pred implementáciou systému webBox prebiehal proces objednávania a výdaja stravy v papierovej forme. Zamestnanci si stravu objednávali prostredníctvom lístkov, ktoré následne personálne oddelenie sumarizovalo, spracovávalo objednávky a zabezpečovalo ich distribúciu. Tento proces bol časovo náročný a administratívne zaťažujúci.

Nasadením systému webBox došlo k úplnej automatizácii tohto procesu. Personálne oddelenie sa výrazne odbremenilo od rutinných činností a zároveň sa zvýšil komfort pre zamestnancov. Tí majú možnosť spravovať svoje stravovanie jednoducho – prostredníctvom terminálu v jedálni alebo pohodlne na diaľku cez mobil či počítač.

Na základe pozitívnej skúsenosti so stravovacím modulom spoločnosť postupne rozšírila využitie webBoxu aj o ďalšie funkcionality, konkrétne o evidenciu dochádzky a správu prístupov do budov firmy.

Čísla v tabuľke hovoria najmä o čase, ktorý sa prestal strácať pri nízkohodnotových úkonoch a mohol sa vrátiť späť do riadenia, plánovania a odbornej práce.

„Veľkú výhodu webBoxu vidím v modularite riešenia, ktoré sme mohli postupne rozširovať podľa našich potrieb. Vďaka jednému centralizovanému systému pre viacero oblastí sme výrazne zefektívnili procesy a eliminovali duplicitné činnosti,“ potvrdzuje Peter Škvarka, finančný riaditeľ SANOVO TECHNOLOGY NIKRO s. r. o.

Nie hotový balík, ale vlastný vývoj

Za týmto typom riešenia nie je len nasadenie softvéru. APIS zdôrazňuje rozdiel medzi integrátorom, ktorý kúpi, predá a implementuje hotové riešenie, a softvérovým domom, ktorý má vlastný vývoj pod kontrolou.

„Byť integrátorom a byť softvérovým domom sú dva odlišné svety. Pri webBoxe máme pod kontrolou celý životný cyklus produktu, od analýzy požiadaviek cez architektúru a vývoj až po prevádzku a podporu. Vďaka tomu vieme platformu prispôsobiť realite klienta, nie naopak,“ vysvetľuje Ján Kostor, CTO spoločnosti APIS.

Sila platformy preto nestojí iba na počte modulov. Stojí na schopnosti prispôsobiť sa reálnej prevádzke, jej pravidlám, zmenovým kalendárom, schvaľovacím postupom a hardvérovým integráciám.

Práve tieto detaily sa nedajú vymyslieť v laboratóriu.

Sto ľudí, rôzne krajiny, jeden proces

Iný typ problému riešila DPD Slovakia. Tu nešlo o výrobnú linku, ale o ľudí v pohybe. Viac ako 300 zamestnancov, geograficky distribuovaný tím a pracovné cesty v rámci Európy vytvárali prostredie, v ktorom papierové alebo e-mailové schvaľovanie prirodzene narážalo na svoje limity.

Nasadením modulu webDrive prešla DPD Slovakia na digitálny, cloudový model schvaľovania cestovných príkazov. Manažér dnes môže schváliť pracovnú cestu v reálnom čase cez mobil, aj keď sa nachádza na inej pobočke alebo v inej krajine. Výsledkom je menej čakania, menej manuálneho spracovania a rýchlejší tok informácií.

„webBox nám poskytol ucelené riešenie dochádzky za najvýhodnejšiu cenu. V DPD tak z jedného programu používame dochádzku, ale tiež napríklad schvaľovanie a vyúčtovanie služobných ciest,“ hovorí Peter Radačovský, IT & Project Director, DPD Slovakia.

Cloud, mobilita

webBox vznikol v roku 2014 ako natívne cloudové riešenie a neskôr prešiel aj na architektúru PWA. Pre používateľov to znamená plnohodnotný prístup k systému cez počítač, tablet aj mobil.

Schváliť dochádzku, dovolenku, návštevu alebo pracovnú cestu tak už nemusí znamenať sedieť pri kancelárskom počítači. V distribuovaných tímoch je práve mobilita rozdielom medzi systémom, ktorý ľudia obchádzajú, a systémom, ktorý používajú.

Ak cez systém prechádzajú prevádzkové dáta, dochádzka, prístupy alebo schvaľovacie procesy, technológia musí stáť na infraštruktúre, ktorá je stabilná, bezpečná a pripravená na každodennú firemnú záťaž. Cloudová dostupnosť nie je iba otázkou pohodlia. Aj preto je pri SaaS modeli webBoxu dôležitá spolupráca APIS so spoločnosťou GAMO.

webBox v zdravotníctve

Hoci cieľovou skupinou webBoxu sú často výrobné, logistické alebo firemné prevádzky,  jeho modularitu ukazuje aj Fakultná nemocnica Nitra. Modul webApetit tu riešil správu stravovania pre viac ako 1 400 klientov. Pred digitalizáciou bola agenda postavená na manuálnych vstupoch, fyzických lístkoch, ručnom sčítavaní objednávok a kontrole pri výdaji. Proces trval priemerne 133 hodín mesačne, po nasadení systému sa skrátil na dva pracovné dni, čo predstavuje úsporu 88 percent.

Od administratívy k riadenému procesu

webBox nestojí na logike „všetko naraz“. Firma môže začať jedným procesom a ďalšie moduly pridávať postupne podľa rastúcich potrieb.

Jednou z najčastejších chýb pri digitalizácii je preniesť pôvodný papierový proces do digitálnej podoby. „Bez otázky, či to ešte dáva zmysel, nejde o správne riešenie. Digitalizácia nemá zakonzervovať chaos. Má ukázať, kde firme uniká čas, a proces nastaviť tak, aby sa dal riadiť, merať a ďalej rozvíjať,“ zdôrazňuje Ján Kostor, CTO spoločnosti APIS.

Budúcnosť firemnej digitalizácie nebude len v tom, že manažér uvidí či stroj vyrába. Rovnako dôležité bude vedieť, či sú na správnom mieste správni ľudia, procesy schválené, dáta aktuálne a prevádzka pod kontrolou.
webBox ukazuje, že aj zdanlivo bežné administratívne agendy majú strategický význam. Digitalizácia totiž nie je o tom, že papier nahradí obrazovka. Je o tom, že firma získa nad svojimi procesmi prehľad, kontrolu a možnosť ďalej rásť.

Softvér potrebuje bezpečné zázemie

Ak systém riadi dochádzku, prístupy, pracovné cesty alebo iné prevádzkové dáta, musí byť nielen funkčný, ale aj bezpečný, dostupný a spoľahlivý.

APIS dodáva softvérovú platformu, vlastný vývoj a znalosť firemných procesov. GAMO prináša infraštruktúrne a bezpečnostné zázemie, ktoré je pri cloudových službách kľúčové.

„webBox môže fungovať ako samostatná platforma, ale pri cloudových službách je technologické zázemie kľúčové. V spolupráci s GAMO vieme klientom poskytnúť stabilné a bezpečné prostredie s vysokou dostupnosťou, zálohovaním a kybernetickou bezpečnosťou na úrovni, ktorú firemné procesy potrebujú,“ uzatvára Ján Kostor, CTO spoločnosti APIS.

Pre SaaS klientov webBoxu to znamená prevádzku na certifikovanej infraštruktúre, vysokú dostupnosť, zálohovanie a kybernetickú bezpečnosť na úrovni TIER III.

Dôležité je aj to, že GAMO webBox samo používa. Partnerstvo tak nestojí iba na dodávateľskom vzťahu, ale aj na každodennej skúsenosti.