Ein erfolgreiches Unternehmen braucht Menschen, die sich ihrer Arbeit widmen, und IT-Services, die ihnen die tägliche Arbeit erleichtern.
Im folgenden Artikel werden wir die Geschichte des Unternehmens erzählen Adecco Slovakia, einer der TOP 3 Personalvermittler in der Slowakei, der seit 2002 auf dem Markt tätig ist. „Wir bieten unseren Kunden einen umfassenden Service, die Rekrutierung von Mitarbeitern, die Abwicklung der Gehaltsabrechnung, Beratungen“, sagt Direktorin Ivana Heretik Vačoková. „Wir verfügen über ein breites Netz von Niederlassungen und arbeiten mit einer großen Datenbank von über 50 Tausend Kandidaten. Unsere Aufgabe ist es, einerseits Arbeitssuchenden bei der Suche nach geeigneten Stellen zu helfen und andererseits Talente für Unternehmen zu suchen, um den richtigen Kandidaten für eine bestimmte Kundenposition zu finden.“
Personalvermittler müssen so flexibel wie möglich sein. Die Gewährleistung einer präzisen und schnellen Rekrutierung erfordert einen flexiblen Umgang mit allen beteiligten Parteien. Deshalb nutzt Adecco Slovakia die moderne Technologie von Microsoft 365, die die Entwicklung der Zusammenarbeit in Arbeitsteams und die Verwendung der höchsten Standards für die Datensicherheit ermöglicht. Wir sprachen mit Marek Šefčík, IT-Spezialist bei Adecco Slowakei, über die Intention hinter der Implementierung von M365, warum sie Wert auf die Einrichtung von Sicherheitsrichtlinien legen und was sie als größten Vorteil des Dienstes ansehen.
In diesem Artikel erfahren Sie:
- Warum M365 Dienste nutzen
- Wie sie sich angepasst haben
- Wo sie hinwollen
Die Gründe für die Implementierung einer Microsoft 365-Umgebung sind unterschiedlich. In der Geschichte von Adecco Slovakia war es die Unabhängigkeit des Unternehmens, das zu den TOP 3 seiner Branche gehört, von seiner ausländischen Mutter. Wie bewerten Sie die Implementierung aus der Sicht eines IT-Administrators?
Es handelte sich nicht um einen Wechsel zu etwas Neuem, die Implementierung war hauptsächlich eine Migration. Die Infrastruktur der „Mutter“ wurde als Hybridlösung aufgebaut (Kombination aus eigener On-Premise-Infrastruktur und Cloud-Infrastruktur). Was Adecco Slovakia realistischerweise brauchte, war die Übertragung aller Daten von der Muttergesellschaft in die neue Umgebung, zu sich selbst. Das war der Kern der Migration.
Die Unabhängigkeit des Unternehmens bedeutete auch, dass der IT-Support und alles, was mit der IT zu tun hatte, eingestellt wurde. Die Migration musste innerhalb einer bestimmten Zeitspanne durchgeführt werden.
Die Migration war notwendig, um unsere Geschichte zu bewahren. Daten. Da wir mit vielen Kunden, Bewerbern und deren Daten arbeiten, ging es nicht nur um die Migration von Office und Microsoft-Zubehör. Es ging darum, den Übergang so reibungslos wie möglich zu gestalten. Und das kann man erreichen, indem man nicht in etwas völlig Neues einsteigt. Das bedeutet, dass in kurzer Zeit sichergestellt werden muss, dass alle erforderlichen Daten verfügbar sind, die Systeme einsatzbereit sind und die allgemeine IT-Governance gewährleistet ist. Dazu gehörten auch Sicherheitseinstellungen, denn die Richtlinien eines multinationalen Unternehmens unterscheiden sich von dem, was ein mittleres oder großes Unternehmen braucht, sowohl in Bezug auf die IT-Anforderungen als auch auf das, was die Benutzer haben und brauchen. Im Ergebnis führte die Migration zu einer funktionierenden Zusammenarbeit von Cloud-Diensten und interner Infrastruktur.
Aber natürlich hat es auch den Bereich der Sicherheit berührt. Dieser wurde, wie alle IT-Dienste, schon seit einiger Zeit von der „Muttergesellschaft“ erbracht. In einer Zeit, in der das Risiko von Cyberangriffen von Tag zu Tag steigt, war es entscheidend, die Frage zu beantworten: Wie können die Unternehmensdaten gesichert und gleichzeitig die Benutzer selbst geschützt werden?
Von Anfang an hat Adecco großen Wert darauf gelegt, nicht nur sein Know-how, sondern auch seine Identitäten und Endgeräte zu schützen. Die Beschaffung von Microsoft Business Premium-Lizenzen erfüllte diese Anforderungen voll und ganz. Dieses Tool Ich nehme das nicht nur bei der Arbeit, sondern auch privat positiv wahr. Die Einstellungen helfen, die Endgeräte der Benutzer zu schützen. Sie identifizieren, was auf welchem Computer passiert und erkennen einen möglichen Angriff anhand des Verhaltens. Das Tool weist mich als Administrator darauf hin, was wir brauchen. Ich verwende sehr gerne Gruppenrichtlinien, Empfehlungen zum Schutz vor Informationsverlusten (DLP-Richtlinien – Data Loss Prevention), Datenplotting, GDPR-Problemen und vor allem schränkt es den Benutzer nur minimal ein, er kann immer noch in vollem Umfang arbeiten. Sie schränken ihn beispielsweise dadurch ein, dass er keine USB-Schlüssel verwenden kann, was aus Sicht der Sicherheit unangemessen und problematisch sein könnte. Nicht nur für seinen PC, sondern gleichzeitig auch für das gesamte Unternehmen.
Als Administrator schätze ich es, dass ich nicht einmal einen echten Computer auf meinem Schreibtisch haben muss. Wenn ich einer Azure-Domäne beitrete, werden bestimmte Richtlinien angewendet, und wenn ich einen USB-Stick an den PC anschließe und entweder einen Lebenslauf oder die privaten Daten einer Person, die auf einem privaten Computer gespeichert sind, hochladen möchte, benötige ich dafür die Erlaubnis eines Administrators. Ich werde sie nicht einfach wegnehmen. Wenn ich sie per E-Mail verschicke, gibt es ein Protokoll auf dem Server, so dass es dort etwas sicherer ist. Wir können es aufspüren, wenn etwas aus Versehen passiert. Natürlich hängt das immer davon ab, wie gut die Mitarbeiter informiert sind und wie gut die Richtlinien sind.
Für Ihr Unternehmen ist es wichtig, dass Sie auf die Dienste der Microsoft 365-Plattform in einer einheitlichen Umgebung zugreifen, die den Sicherheitsstandards, einschließlich GDPR, entspricht. Dies wird Ihnen die Arbeit wesentlich erleichtern und die Datensicherheit und -kontrolle erhöhen. Haben Sie nach der Migration größere Veränderungen in Ihrer Arbeitsweise bemerkt – nach dem Wechsel von Ihrer Mutter?
Einige Kollegen schon. Sie waren diejenigen, die bis dahin Office 2016 verwendet haben. Aber als sie erfuhren, welche Funktionen für die Zusammenarbeit es in M365 gibt, hat ihnen das bei ihrer Arbeit definitiv geholfen. Der Stolperstein bei der Migration kann zeitaufwendig sein. Es lohnt sich also, einen geeigneten Partner zu kontaktieren, der genug Erfahrung mit der M365-Implementierung hat, um eine Kombination von Diensten oder ein passendes Lizenzpaket für das Unternehmen zu empfehlen.
Das heißt, OneDrive und die Magie der gemeinsamen Nutzung.
Dies ist eine sehr nützliche Freigabefunktion, denn eine Person kann OneDrive auf einem anderen Gerät öffnen, sich mit ihrem Konto authentifizieren und die gewünschten Daten abrufen. Sowohl das Gerät als auch das, was auf OneDrive passiert ist, wird protokolliert. Realistisch betrachtet ist dies sogar auf Backup-Arbeitsplätzen eine großartige Sache, was ich als das Wesen von OneDrive betrachte. Ein Beispiel: Wenn der Computer einer Person „stirbt“ oder etwas Unvorhergesehenes passiert, loggt sie sich mit ihrem Microsoft-Konto auf einem anderen Gerät ein, und es funktioniert sofort weiter. OneDrive kann Dateien sowohl lokal als auch in der Cloud speichern. Autosafe ist eine großartige Funktion des M365, und die Mitarbeiter sind sich dessen auch bewusst.
Excel-Dateien, die vor Ort gespeichert werden, unterliegen Einschränkungen. Ein Benutzer kann nicht auf einen Bericht vor Ort zugreifen, wenn ein anderer Kollege ihn bereits geöffnet hat. Er muss warten, bis dieser das Dokument geschlossen hat.
Ja, zum Beispiel Eine Datei, die ein Benutzer längst geschlossen hatte, war für andere immer noch unzugänglich. Es genügte, dass jemand eine geöffnete Excel-Datei nicht schloss, und andere konnten sie schreibgeschützt öffnen oder brauchten den Administrator, um die Datei „freizugeben“. In diesem Fall wurden die vorgenommenen Änderungen oft nicht gespeichert oder es wurden Kopien derselben Datei erstellt. Deshalb kam ich auf den Vorschlag, die Berichte für alle freizugeben, für die sie bestimmt sind. Ich habe meinen Kollegen die Vorteile dieser Vorgehensweise erklärt.
Wenn Sie etwas in dem Bericht bearbeiten, kann ich es sofort sehen. Sie können sehen, in welchem Feld ich mich gerade befinde, so dass wir nicht zur gleichen Zeit dasselbe bearbeiten. Sie können dort den Verlauf der Dateien sehen, wenn jemand etwas löscht, gehen wir zurück. Wir arbeiten so leise, wie es nötig ist, zu fünft oder zu fünft.
Gibt es etwas, mit dem Sie weitermachen möchten? Ziehen Sie SharePoint in Betracht?
Sobald die Migration abgeschlossen war, begann ich als IT-Spezialist damit, die Freigabe an andere Teams voranzutreiben. Unser Ziel ist der Aufbau einer starken unternehmensweiten SharePoint, mit dem Verständnis, dass wir sein volles Potenzial ausschöpfen wollen, von der Genehmigung bis zur Macht Automaten, alles, was man sich vorstellen kann. Eine nützliche Funktion ist SharePoint Sheets. Sie enthalten Berichte, Listen, j es ist eine große Herausforderung. Es wird darum gehen, eine komplexe Agenda mit Auswirkungen auf mehrere Systeme zu verknüpfen.
Mobilität macht die Arbeit eines Administrators immer einfacher.
Ja, sicher. Wir verwenden Teams als Kommunikationskanal, hauptsächlich als Instant Messenger. Jeder, der eine Gruppe braucht, kann eine erstellen. Bei uns gibt es keine Einschränkungen.
Wir haben die Möglichkeit, in einem Webbrowser zu arbeiten, und es funktioniert. Die Flexibilität von Office ist viel höher. Die zusätzlichen Dienste, die wir mit den M365-Paketen erhalten haben, helfen uns sehr. Für mich persönlich, zum Beispiel in Situationen, in denen mich jemand mit einer Frage über Teams kontaktiert , wenn ich in der Kalkulationstabelle nach etwas suchen kann, das dort nicht funktioniert. Ich öffne es sofort auf meinem Handy, genauso wie ich es auf einem Computer tun würde, und löse das Problem ebenfalls über das Handy.
Als Administrator schätze und nutze ich Admin Center for phone, eine Anwendung, bei der ich Push-Benachrichtigungen über ein bestimmtes Problem erhalte und sofort reagieren kann.
Der M365 wird von fast der ganzen Welt verwendet – er ist Mainstream. Wir alle passen uns dann den Funktionen an, die sie derzeit einstellen oder anbieten.
Wenn wir jemanden einstellen, gehen wir davon aus, dass der Kandidat die Grundlagen kennt, Word und Excel gesehen hat. Überraschenderweise kommen junge Leute zu Vorstellungsgesprächen mit minimalen Kenntnissen der grundlegenden Office-Suite oder von Windows als solchem, obwohl dies seit einigen Jahren in den Schulen gelehrt wird. Wenn wir uns jedoch für den Mainstream entscheiden, ist die Wahrscheinlichkeit, dass jemand mit absolut null Kenntnissen zu einem Vorstellungsgespräch kommt, immer noch geringer als bei der Verwendung von Open Source, mit dem er nach seinem Einstieg arbeiten sollte.
Microsoft verfügt über ausgezeichnete Foren, eine großartige Sache, wenn es um die Verwendung von MS-Produkten geht. Ich öffne Google und suche nach Microsoft-Foren, Microsoft-Dokumentation, gehe Zeile für Zeile vor und suche nach möglichen Lösungen oder Ursachen. So komme ich zu dem, was ich brauche, oder finde die Empfehlung, die am besten zu meinem Problem passt.
Microsoft ist eine äußerst „benutzerfreundliche“ Sache. Sie sind automatisch als Benutzer bei den Tools und Anwendungen angemeldet, die Sie verwenden sollen: OneDrive, Teams, Outlook und mehr. Der Administrator übernimmt die Ersteinrichtung, die Ersteinrichtung, die Benutzer erhalten Computer, auf denen bereits Software vorinstalliert ist, die geprüft sind und die den Inhalt dessen haben, was da sein soll. Und schon funktioniert es. Er wird intuitiv dazu angeleitet, die Funktionen zu nutzen, die in den Anwendungen verfügbar sind. Er bringt nichts durcheinander und wenn er etwas nicht weiß, hat er Unterstützung. Er kann sich in den Grundlagen zurechtfinden und nach und nach dazulernen. Er sammelt Erfahrungen und hat die Dokumentation zur Verfügung. Selbst wenn er keine Kenntnisse über DE hat, kann er die Antworten in den SK-Tutorials finden.
Aus den Aussagen des IT-Spezialisten von Adecco Slovakia, ob in der Position eines Administrators oder eines Benutzers, geht hervor, dass er mit Microsoft 365 zufrieden ist. Er ist auch zufrieden mit den Vorteilen, die die Tools und Anwendungen bieten, sowie mit der Unterstützung durch die Dokumentation und den Funktionen für die Benutzer. Natürlich handelt es sich um ein breites Ökosystem, es gibt verschiedene Erweiterungen, Add-ons für die Datenerfassung, Power BI und andere Dinge. Dadurch, dass es zum Mainstream wird, hat der Administrator viel weniger Sorgen mit den Benutzern.
Die Navigation durch das breite Spektrum an Diensten mag nicht einfach sein, denn Microsoft 365 ist ein lebendiges, sich ständig weiterentwickelndes Ökosystem, in dem Sie die Möglichkeiten kennen und die Innovationen wahrnehmen müssen. Der Schlüssel liegt jedoch darin, die Bedürfnisse Ihrer Mitarbeiter zu kennen, sie zu entwickeln und ihnen beizubringen, wie sie arbeitserleichternde Apps nutzen können, und so das gesamte Unternehmen zu schützen.
