Úspešná firma potrebuje ľudí oddaných práci, a zároveň IT služby, ktoré im ich každodennú prácu uľahčia.

V nasledovnom článku priblížime príbeh spoločnosti Adecco Slovakia, jednej z TOP 3 personálnych agentúr na Slovensku, ktorá pôsobí na trhu od roku 2002. „Klientom poskytujeme komplexný servis, nábor zamestnancov, spracovanie miezd, konzultácie,“ hovorí riaditeľka Ivana Heretik Vačoková. „Máme širokú sieť pobočiek a pracujeme s rozsiahlou databázou vyše 50-tisíc kandidátov. Našou úlohou je na jednej strane pomôcť nájsť uchádzačom o zamestnanie vhodnú prácu, na druhej strane pre spoločnosti vyhľadávať talenty, nájsť správneho kandidáta pre špecifickú pozíciu klienta.“

Personálne agentúry musia byť maximálne flexibilné. Zabezpečiť presný a rýchly nábor vyžaduje pružné jednanie so všetkými zúčastnenými stranami. Preto Adecco Slovakia využíva moderné technológie Microsoft 365, umožňujúce rozvíjať kolaboráciu v pracovných tímoch a využívať najvyššie štandardy zabezpečenia dát. S IT špecialistom Adecco Slovakia Marekom Šefčíkom sme sa rozprávali o tom, s akým zámerom išli do implementácie M365, prečo kladú dôraz na nastavenie bezpečnostných politík, aj čo považujú za najväčší prínos danej služby.

V článku sa ešte dozviete:

• Prečo využívajú služby M365
• Ako sa adaptovali
• Kam sa chcú posunúť

Dôvody implementácie prostredia Microsoft 365 bývajú rôzne. V príbehu Adecco Slovakia to bolo osamostatnenie sa spoločnosti, patriacej medzi TOP 3 vo svojom odvetví, od zahraničnej matky. Ako s odstupom času implementáciu hodnotíte z pohľadu IT administrátora?  

Nešlo o prechod na niečo nové, implementácia spočívala hlavne v migrácii. Infraštruktúra „matky“ bola postavená ako hybridné riešenie (kombinácia vlastnej on-premise infraštruktúry s cloudovou). Reálne, čo Adecco Slovakia potrebovalo, bolo dostať všetky dáta od materskej firmy do nového prostredia, k sebe. To bolo gro migrácie.

Osamostatnenie spoločnosti nieslo so sebou aj ukončenie poskytovania IT podpory a všetkého, čo s IT súvisí. Migráciu bolo potrebné zvládnuť v stanovenom období.

Migrácia bola potrebná práve preto, aby sme si zachovali históriu dát. Keďže pracujeme s množstvom klientov, kandidátov a ich dátami, nejednalo sa len o migráciu Office a Microsoft vecí. Išlo o zabezpečenie čo najplynulejšieho prechodu. A ten sa dá dosiahnuť tým, že sa nejde do niečoho úplne nového. To znamená v krátkom čase zabezpečiť  dostupnosť všetkých potrebných údajov, funkčnosť systémov a celkovú správu IT riadenia. S tým súviseli aj bezpečnostné nastavenia, keďže politiky nadnárodného korporátu sa líšia od toho, čo potrebuje stredne veľká alebo veľká firma z pohľadu nárokov na IT, aj aké požiadavky majú používatelia a čo potrebujú. Migrácia vo výsledku priniesla fungujúcu kooperáciu cloud služieb a vlastnej infraštruktúry.

Prirodzene sa však dotkla aj oblasti bezpečnosti. Tá bola, rovnako ako všetky IT služby, do určitej doby  zabezpečovaná „materskou spoločnosťou“. V čase, keď riziko kybernetických útokov rastie zo dňa na deň, bolo rozhodujúce zodpovedať si otázku: Ako zabezpečiť firemné dáta a ochrániť zároveň aj samotných používateľov?

Spoločnosť Adecco už od samého začiatku kládla veľký dôraz na ochranu nielen svojho know-how, ale aj identít a koncových zariadení. Uvedeným požiadavkám plne vyhovovalo obstaranie licencií Microsoft Business Premium. Tento nástroj vnímam pozitívne nielen v práci, ale aj súkromne. Nastavenia pomáhajú chrániť koncové zariadenia používateľov. Identifikujú, čo sa deje na ktorom počítači, detekujú možný útok na základe správania sa. Nástroj ma ako admina upozorní na to, čo potrebujeme. Veľmi rád využívam Group Policy (skupinové politiky), odporúčania na ochranu proti úniku informácii (DLP politiky – data loss prevention), vyneseniu dát, GDPR problémom, a hlavne obmedzia používateľa minimálne, stále môže fungovať v plnom rozsahu. Napríklad ho obmedzia tým, že nemôže používať USB kľúče, čo by mohlo byť nevhodné a z pohľadu bezpečnosti problémové. Nielen pre jeho PC, ale zároveň pre celú firmu.

Ako administrátor oceňujem, že počítač nemusím mať ani reálne na stole. Pripojením do Azure domény sa aplikujú nastavené politiky, a keď do PC pripojím USB kľúč a chcem naň nahrať či už životopis alebo súkromné dáta človeka, uložené na súkromnom počítači, potrebujem na to povolenie od admina. Neodnesiem to len tak. Keď to pošlem e-mailom je o tom na serveri záznam (log), čiže tam je to trošku bezpečnejšie. Vieme dohľadať, keby sa náhodou niečo stalo, samozrejme vždy to závisí od toho, ako dobre sú poučení zamestnanci, ako dobre sú smernice.

Pre firmu je dôležité, že na platforme Microsoft 365 pristupujete k službám v jednotnom prostredí, vyhovujúcom bezpečnostným štandardom vrátane GDPR. To vám zrejme výrazne uľahčí prácu a zvýši bezpečnosť a dohľad nad dátami. Zaznamenali ste zásadné zmeny v spôsobe práce po migrácii – prechode od matky?

Niektorí kolegovia áno. Boli to tí, ktorí dovtedy používali Office 2016. Ale keď zistili, aké existujú v M365 kolaboračné funkcie, tak im to určite pomohlo v ich práci. Kameňom úrazu pri migrácii môže byť časová náročnosť, preto sa oplatí obrátiť na vhodného partnera, ktorý má dostatok skúseností s implementáciou M365, odporučí kombináciu služieb alebo vhodný licenčný balíček pre firmu.

Čiže OneDrive a čaro zdieľania.

Ide o veľmi užitočnú funkciu zdieľania, lebo človek si OneDrive otvorí aj na inom zariadení, overí sa svojím účtom, a vytiahne čo potrebuje. Je zaznamenávané zariadenie, aj čo sa udialo na OneDrive. Reálne to je skvelá vec aj na backup pracovných staníc, čo vnímam ako podstatu OneDrive. Uveďme to na príklade: ak človeku „umrie“ počítač, stane sa niečo nepredvídané, prihlási sa svojím Microsoft účtom na inom zariadení, a okamžite funguje ďalej. OneDrive dokáže držať súbory aj lokálne aj cloudovo. Autosafe je skvelá funkcia M365 a uvedomujú si to aj zamestnanci.

Excelovské súbory v on-premise úložisku majú svoje obmedzenia. Do reportu na on-premise sa používateľ nedostane, ak ho už má otvorený iný kolega. Musí čakať, kým dokument uzatvorí.

Áno, napríklad súbor dávno zatvorený užívateľom bol pre ostatných stále nedostupný. Stačilo, že niekto nezavrel otvorený Excel, a ostatní si ho vedeli otvoriť len na čítanie, alebo potrebovali, aby admin súbor „odblokoval“. Vykonané zmeny sa v takom prípade často neuložili alebo sa vytvárali kópie toho istého súboru. Preto som prišiel s návrhom zdieľania reportov všetkým, komu sú určené. Vysvetlil som kolegom, aké to má výhody.

Napríklad: Zazdieľame si dokument, keď ty v reporte niečo upravíš, ja to hneď vidím, ty vidíš, na ktorom políčku som reálne, aby sme needitovali to isté naraz. Vidíš tam históriu súborov, keď nám to niekto zmaže, vrátime sa späť. Fungujeme naraz kľudne aj piati či pätnásti, ako je potrebné.

Je niečo, kam sa chcete posunúť? Uvažujete o SharePoint?

Po dokončení migrácie som zo svojej pozície IT specialistu začal presadzovať zdieľanie aj na ostatné tímy. Naším cieľom je vybudovať silný celofiremný SharePoint, s tým, že ho chceme využívať naplno, od schvaľovania cez power automate, všetko, čo si dokáže človek predstaviť.  Jednou z užitočných funkcií sú SharePoint Listy. Obsahujú reporty, zoznamy, je to veľká výzva. Pôjde o prepojenie komplexnej agendy s dopadom na viac systémov.

Mobilita prácu admina vždy uľahčuje.

Isteže. Ako komunikačný kanál využívame Teams, používame ho hlavne ako Instant Messenger. Skupinu si môže vytvoriť každý, kto ju potrebuje. Nemáme aplikované žiadne obmedzenia. 
Máme možnosť pracovať vo webovom prehliadači a funguje to. Flexibilita Office je posunutá omnoho vyššie. Doplnené služby, ktoré sme získali v balíčkoch M365, nám veľmi pomáhajú. Mne osobne napríklad v situáciách, keď sa na mňa obráti niekto s otázkou cez Teams, či sa viem pozrieť do tabuľky na niečo, čo tam nefunguje. Ja si ju okamžite otvorím v telefóne, tak, ako by som to urobil na počítači, a problém vyriešim aj cez mobil.

Ako administrátor veľmi oceňujem a využívam aj Admin Center pre telefón, aplikáciu, kde dostávam push notifikácie o určitom probléme, a hneď viem reagovať.

M365 používa takmer celý svet – je to mainstream. Všetci sa následne prispôsobujeme funkcionalite, ktorú aktuálne nastavia či ponúknu.

Keď niekoho prijímame do zamestnania, počítame s tým, že uchádzač ovláda základy, videl Word, Excel. Prekvapujúce je, že napriek tomu, že sa to posledné roky učí na školách, mladí ľudia prichádzajú na pohovory s minimálnymi znalosťami základného balíka Office služieb alebo Windows ako takého. Avšak, tým že ide to mainstream, stále je tam menšia šanca, že človek príde na pohovor s úplne nulovými znalosťami, ako keby sme používali nejaký open source, v ktorom by mal začať po nástupe pracovať.

Čo má Microsoft výborné, to sú fóra, skvelá vec, čo sa týka používania produktov MS. Otvorím si Google a hľadám  Microsoft fórum, Microsoft dokumentácie, idem rad za radom, a pozerám si možné riešenia respektíve príčiny. Dostanem sa k tomu, čo potrebujem, alebo identifikujem odporučenie, ktoré sa najviac hodí na daný problém.

Microsoft je vysoko „user friendly“ vec. Automaticky sa ako používateľ prihlásite do nástrojov a aplikácií, ktoré máte využívať: OneDrive, Teams, Outlook a ďalšie. Admin robí prvotný setup, úvodné nastavenia, používatelia dostávajú počítače, ktoré majú už predinštalovaný softvér, sú skontrolované, a majú obsah, čo tam má byť. A rovno pracuje. Je intuitívne navádzaný pre používanie tých funkcionalít, ktoré sú v aplikáciách k dispozícii. Nepokazí veci, ak niečo nevie, má podporu. Dokáže sa v základoch orientovať a učiť sa za pochodu. Zbiera skúsenosti a má k dispozícii dokumentáciu. Aj keď nemá znalosť EN, nájde odpovede aj v SK návodoch.

Z vyjadrení IT špecialistu zo spoločnosti Adecco Slovakia, či už v pozícii admina alebo používateľa, vyplýva, že je s Microsoft 365 spokojný. A to aj s benefitmi čo poskytujú nástroje a aplikácie, aj s podporou dokumentácie či funkciami pre používateľov. Samozrejme, ide o široký ekosystém, existujú v ňom rôzne rozšírenia, nadstavby na data collection, Power BI, a ďalšie veci. Tým, že je to mainstream, admin má omnoho menej starostí s používateľmi.

Orientovať sa v širokom spektre služieb nemusí byť jednoduché aj vzhľadom na fakt, že Microsoft 365 je živý, stále sa rozvíjajúci ekosystém, u ktorého treba poznať možnosti a vnímať novinky. Kľúčovým je však poznať potreby zamestnancov, navrhnúť a naučiť ich používať prácu zjednodušujúce aplikácie, a tým chrániť celú firmu.