Schulungen, Prüfungen und Stapel von Genehmigungspapieren – das ist die tägliche Realität für die Mitarbeiter des Arbeitsschutzes in den meisten unserer Industrieanlagen. Aber bei Hydro Extrusion Slovakia a.s. ist alles anders und viel einfacher. In Zusammenarbeit mit GAMO a.s. haben sie den Antrag auf Arbeitserlaubnis in die Praxis umgesetzt. Das spart Zeit und letztlich auch Geld.
Die Idee wurde vor etwa vier Jahren im Kopf von Lukáš Kelemec, HSE-Manager von Hydro Extrusion Slovakia, geboren. Er dachte, dass alles nur ein paar Wochen dauern würde, aber die Realität sah anders aus. „Ich dachte, wir würden einen Auftrag erteilen und in ein oder zwei Monaten wäre er fertig. Aber es war nicht ganz so“,“ beginnt die Erzählung der AVPP-Geschichte. Viele externe Auftragnehmer arbeiten für das Unternehmen. Jeder von ihnen musste geschult, geprüft und mit einer Arbeitserlaubnis auf Papier ausgestattet werden. Die Regeln des Arbeitsschutzes sind kompromisslos. Es dauerte lange, forderte die menschlichen Kapazitäten, und es gab Fehler und unnötige Verzögerungen. „Die größten Unzulänglichkeiten gab es bei der Ausstellung von Arbeitserlaubnissen, die jetzt elektronisch sind, und wir konnten und hatten nicht die Zeit, sie alle zu überprüfen. Wir stellen im Laufe eines Jahres mehrere hundert davon aus“, erklärt Lukáš Kelemeca und fügt hinzu, dass sie aufgrund der Menge nur Stichproben machen konnten. „Als einige Mängel festgestellt wurden, war es zu spät, denn das betreffende Unternehmen war bereits bei uns und führte eine Tätigkeit aus“, beschreibt er die Motivation der Abteilung für Arbeitsschutz des Unternehmens, nach einer anderen Lösung zu suchen.
Wir gehen zur Ausschreibung
Hydro Extrusion Slovakia hat sich mit der Idee, die Anwendung zu entwickeln, an mehrere Unternehmen gewandt. Am Ende entschieden sie sich für das Angebot von GAMO a.s., obwohl sie zugeben, dass es nicht das billigste war. „Ich bin ein stolzer Bystrianer“, sagt Lukáš Kelemeca mit einem Lächeln, weshalb er ein Unternehmen in seiner Heimatregion suchte. Dies war jedoch nicht das einzige Kriterium, wie er sagt. „Wir kannten GAMO, wir haben schon bei anderen Projekten mit ihnen zusammengearbeitet, und es ist ein kundenorientiertes Unternehmen. Man hat nicht das Gefühl, dass wir nur ein weiterer namenloser Kunde sind, wenn man mit ihnen arbeitet. Es herrscht Transparenz und ein hohes Maß an Professionalität“, und das sei ein entscheidender Faktor gewesen, so der HSE-Manager.
GAMO entwickelte daraufhin die AVPP-Anwendung auf der Grundlage des Auftrags. Diese automatisiert den Arbeitsalltag des Unternehmens. Die Anwendung arbeitet autonom, ohne direktes Eingreifen und ohne Aufsicht des zuständigen Mitarbeiters. Die Auftragnehmer sehen sich ein Schulungsvideo an, machen einen Test, erhalten die Ergebnisse und können nach erfolgreichem Abschluss die App vollständig nutzen, was auch die Beantragung einer neuen Arbeitserlaubnis einschließt. Der Vorteil des Systems ist, dass die gesamte Verwaltung, d.h. die Schulung und die Vorbereitung der Arbeitserlaubnis, online erfolgt und der gesamte „Papierkram“ bereits vor dem Besuch im Unternehmen vorbereitet werden kann. „Die Anwendung selbst ist eine Möglichkeit, Auftragnehmer digital zu verwalten. Das bedeutet, dass die Aufgaben, die heute darin erledigt werden, früher auf altmodische Weise auf Papier erledigt wurden“, erklärt Lukáš Kelemeca und fügt hinzu: „Ich sage unseren Lieferanten und den Leuten im Unternehmen immer, dass das nicht anders ist als früher. Aber der Vorteil ist, dass wir es heute eindeutig in digitaler Form haben.“
In die Praxis umsetzen
Hydro Extrusion Slovakia und GAMO durchliefen mehrere Phasen, bevor sie mit der Nutzung der neuen Anwendung begannen. Die erste war ein interner Test am Standort des Kunden. „Das heißt, die Anwendung wurde nur unserer HSE-Abteilung zur Verfügung gestellt“, sagt ihr Leiter Lukáš Kelemeca. Erst dann trafen sie sich mit den Hauptauftragnehmern, stellten ihnen AVPP vor und nahmen die Software in den Probebetrieb. „Zunächst lief sie drei Monate lang parallel zur alten Art der Verwaltung von Auftragnehmern. Also Papierformular, klassische Schulungen, klassische Genehmigungen“, erklärt der HSE-Manager von Hydro Extrusion Slovakia den Start des Systems. Gleichzeitig waren einige Auftragnehmer jedoch bereits in der Lage, ohne das System zu arbeiten, nur über die App. „Und dann musste der D-Day kommen, an dem wir sagten, dass wir mit der alten Methode Schluss machen und anfangen, die Anwendung in vollem Umfang zu nutzen“, bemerkt Lukáš Kelemeca.
Laut Hydro Extrusion Slovakia waren jedoch nicht die externen Lieferanten das größte Problem bei der Implementierung der Anwendung. Vor allem die eigenen Mitarbeiter hatten es schwer, sich an AVPP zu gewöhnen. „Der Knackpunkt war definitiv unsere Wartung“, gibt der HSE-Manager des Unternehmens offen zu. „Wie bei allem Neuen… Es liegt in der Natur der Sache, dass die Leute etwas erst einmal verdrängen und erst dann herausfinden, welche positiven Dinge ihnen die Veränderung bringt“, beschreibt Lukáš Kelemeca die ersten Tage nach der Einführung des automatisierten Systems. Die Anwendung erlaubt es nicht, eine Arbeitserlaubnis zu erteilen, wenn nicht alle Voraussetzungen erfüllt sind, und die Angestellten beschwerten sich, dass sie nichts anderes tun würden, als darauf zu warten, dass das System ihnen erlaubt, die Genehmigungen auszustellen. „Aber Sie sollten das doch auf die altmodische Art und Weise machen, auf Papier“, erinnerte die Unternehmensleitung sie, so Lukáš Kelemec, und fügte mit einem Lächeln hinzu: „Nur jetzt werden wir mehr von ihren Fingern sehen können, und das war der ganze Stolperstein.“ Doch auch die Mitarbeiter machten sich AVPP schließlich zu eigen und können sich heute nicht mehr vorstellen, ohne es im Unternehmen zu arbeiten.
Was die Praxis gezeigt hat
Hydro Extursion Slovakia arbeitet in Zusammenarbeit mit GAMO ständig an der Verbesserung der Anwendung. „Wir haben zum Beispiel vor einigen Wochen die letzte Funktion eingeführt. Es handelt sich um die so genannte Vorabgenehmigung von Lieferanten aus der HSE-Perspektive. Das ist eine Anforderung, die auf der ISO 45001 und auch auf unserem Unternehmen Hydro basiert“, erinnert sich der HSE-Manager Lukáš Kelemeca. „Jeder Auftragnehmer, der bei uns eine Tätigkeit ausführt, muss von uns geprüft werden, um festzustellen, ob er zur Ausführung dieser Tätigkeit berechtigt ist. Zum Beispiel die Haftpflichtversicherung für den Fall, dass sie bei der Durchführung der Arbeiten Schäden auf unserem Gelände verursachen, oder ob ihre Mitarbeiter berechtigt sind. Das alles wurde in der Vergangenheit auf dem Papier erledigt. Jetzt haben wir es in einer App digitalisiert, und das spart uns wirklich viel Zeit. Es ist übersichtlich, alles ist an einem Ort und ich muss niemanden fragen, weil das System automatisch von jedem neuen Auftragnehmer danach fragt.“
Eine weitere neue Funktion, die Hydro Extrusion Slovakia lobt, ist die Möglichkeit, Dokumente direkt in die Anwendung einzufügen. „Wenn ein Auftragnehmer zu mir kommt, um Schweißarbeiten durchzuführen, Hochbauarbeiten, und ich von ihm sehen muss, ob er eine gültige Zertifizierung hat, bitte ich ihn einfach, diese einzugeben, und dann haben wir sie jederzeit zur Einsichtnahme zur Verfügung“, erklärt Lukáš Kelemeca und zerstreut damit auch die Befürchtung eines Informationsabflusses: „Natürlich haben nur autorisierte Personen Zugang zu diesen Dokumenten, so dass es keinen Missbrauch geben kann.“
Die Entwicklung von AVPP geht weiter
Hydro Extursion Slovakia hat die Nutzung der Anwendung in fünf Phasen unterteilt – Verwaltung der Auftragnehmer zusammen mit ihrer Vorabgenehmigung, Schulung, Erteilung von Arbeitsgenehmigungen, ihre anschließende Kontrolle und die letzte Phase ist die Bewertung der Auftragnehmer. Laut Lukáš Kelemec wollen sie in Zusammenarbeit mit den Entwicklern von GAMO noch daran arbeiten: „Wir sollten einem Auftragnehmer in der Anwendung im Laufe des Jahres eine Note zuweisen, die auf einigen Erfahrungen mit dem Auftragnehmer beruht. Und die schlechtesten sollten in Zukunft nicht mehr Teil unseres Berufslebens sein.“
Ebenfalls auf dem Tisch liegt ein ehrgeiziger Plan, AVPP mit künstlicher Intelligenz zu verbinden. Tatsächlich hat Hydro seine eigene KI entwickelt, die laut Lukas Kelemec sogar Lieferanten unterstützen kann. „Wenn er eine neue Arbeitserlaubnis beantragt, muss er uns beschreiben, was er vorhat zu tun. Die KI kann ihm die wichtigsten Risiken aufzeigen, die sich aus seiner Tätigkeit ergeben. All dies geschieht automatisch auf der Grundlage der in der Genehmigung angegebenen Tätigkeitsbeschreibung“, erklärt der HSE-Manager des Unternehmens und fügt hinzu, dass dies noch nicht alles ist: „Gleichzeitig kann der Bauunternehmer die künstliche Intelligenz über die App um Hilfe bitten, wie er Maßnahmen zur Verringerung der Risiken bei seiner Tätigkeit einrichten kann. Dies wird ein Werkzeug sein, um den Auftragnehmer stärker in seine Bewertung einzubeziehen und so das Risiko unerwünschter Ereignisse zu verringern.“
AVPP von GAMO ist daher die Zukunft für Arbeitsschutzabteilungen auch in anderen Unternehmen. „Wir haben mehrere hundert Schulungen pro Jahr durchgeführt und die App spart unglaublich viel Zeit. Die Zeit ist der größte Vorteil, das ist schwer zu quantifizieren.“ Die Abkehr vom Papier und der Einsatz von Informationssystemen ist die Zukunft des Geschäfts, bei Hydro Extrusion Slovakia wird sie bereits gelebt.
Über HYDRO EXTRUSION SLOVAKIA
- traditioneller Hersteller von Aluminiumprofilen
- umfassender Service vom Pressen über die Oberflächenbehandlung bis hin zu einer breiten Palette von Bearbeitungsvorgängen
- Qualitätszertifizierung: ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001, Tissax, IATF 16949 Qualanod Industrial
- 405 Mitarbeiter
- mehr als 750 aktive Kunden
