SoftPoint s.r.o. hat in enger Zusammenarbeit mit GAMO a.s. seine Anwendung zur Automatisierung und Verwaltung von Rechnungsflüssen Flowis in dem multinationalen Unternehmen Johnson Controls implementiert. Die Anwendung wurde erfolgreich in einer Cloud-Umgebung implementiert und an ein Unternehmen angepasst, das weltweit in bis zu 160 Ländern tätig ist.
Die mandantenfähige Plattform hat die Verwaltung der Finanzprozesse eines multinationalen Unternehmens buchstäblich revolutioniert. Die revolutionäre Technologie hat die Art und Weise, wie Rechnungen bisher bearbeitet wurden, völlig verändert.
Die innovative Lösung ermöglicht es großen Konzernen, aber auch kleineren und mittleren Unternehmen, ihre Finanzprozesse zu automatisieren und zu standardisieren. Eine einzige Version der Anwendung ermöglicht die effiziente und sichere gemeinsame Nutzung der gleichen Ressourcen und bedient mehrere Kunden gleichzeitig. Gleichzeitig hat jeder Kunde Zugriff auf seine eigenen Konfigurationen und Daten. Heute automatisiert die Anwendung die Verarbeitung von mehr als 200 Tausend Rechnungen pro Monat und wird von über 12.000 Benutzern aktiv genutzt.
„Wir wollten die Erwartungen des Kunden erfüllen und suchten daher nach einem Partner, der uns bei der Gestaltung der Architektur der Anwendung und der Schaffung einer zuverlässigen, flexiblen und sicheren Umgebung in Microsoft Azure helfen konnte“, sagt Ing. Peter Jakubík, Geschäftsführer von SoftPoint s.r.o . Peter Jakubík, Geschäftsführer von SoftPoint, s.r.o.
Aufgrund der positiven Erfahrungen mit der Microsoft-Lizenzierung entschied sich SoftPoint daher für eine Partnerschaft mit GAMO. Obwohl die GAMO-Ingenieure noch nie zuvor eine so umfangreiche Implementierung durchgeführt hatten, haben sie gemeinsam mit dem SoftPoint-Projektteam die Anwendung erfolgreich in der Cloud-Umgebung implementiert.
Zunächst wurden zwei separate Kubernetes-Installationen in der Azure-Cloud erstellt. Die eine diente zum Testen der Anwendung, die andere zur Erstellung einer Produktionsumgebung. In beiden Fällen mussten Kubernetes, Speicher, Datenbanken, SSL-Zertifikate, Netzwerke und Backups konfiguriert und eine grundlegende Überwachung der Umgebung eingerichtet werden.
Es folgte die abschließende Abstimmung und Vorbereitung auf den Live-Betrieb für den Endkunden.
„Es war nicht einfach, wir mussten uns an die Anforderungen des Kunden, die Möglichkeiten der Cloud-Umgebung und unsere Fähigkeiten anpassen. Aber dank der engen Zusammenarbeit mit den Spezialisten von GAMO konnten wir die Funktionalität der Anwendung schließlich auf das maximal mögliche Niveau bringen.“ erklärt Peter Jakubík. „Wir haben gelernt, die Cloud-Umgebung so weit zu nutzen, dass wir sie jetzt eigenständig verwalten können.“
Nach der erfolgreichen Implementierung bei seinem ersten Großkunden hat Flowis auf drei weitere multinationale Konzerne und Dutzende kleinerer und mittlerer Unternehmen in aller Welt expandiert. Dank der außergewöhnlichen Konfigurierbarkeit kann jedes Unternehmen die Plattform und damit die Geschäftsprozesse an seine eigenen Bedürfnisse anpassen.
Und was bringt Flowis in der Praxis?
Automatisierung der Rechnungsverarbeitung
Durch die Implementierung in das Fakturierungssystem von Johnson Controls, in dem monatlich etwa 100.000 Rechnungen verarbeitet werden, hat die integrierte Plattform eine vollständige Automatisierung der Arbeitsabläufe ermöglicht, vom Empfang und Scannen der Dokumente über die Genehmigung und Buchung bis hin zur tatsächlichen Zahlung. Sie hat damit die Effizienz und Einheitlichkeit des gesamten Prozesses erhöht.
Die Anwendung automatisiert das Lesen von Rechnungen, die in verschiedenen Formen im Unternehmen eingehen, nutzt Modelle des maschinellen Lernens, um Informationen zu extrahieren, und gewährleistet Genehmigungsprozesse (automatischer Abgleich von Rechnungen, Bestellungen und Lagerbeständen) durch Workflow-Management. Die Automatisierung der Arbeit in verschiedenen Buchhaltungssystemen und die Standardisierung von Prozessen ist ebenfalls ein wichtiger Teil davon. Dadurch wird die Konsistenz des Rechnungsgenehmigungsprozesses unabhängig von Land und Buchhaltungssystem sichergestellt.
Aktueller unternehmensweiter Überblick
Die Geschwindigkeit der Rechnungsverarbeitung und -validierung ist ein wesentlicher Vorteil. Rechnungen, die das revolutionäre System durchlaufen, werden innerhalb eines Tages gleichzeitig gescannt und validiert. Bei der Validierung werden die Daten auf den Rechnungen mit den Daten in den Buchhaltungssystemen verglichen, um Duplikate oder unvollständige und fehlerhafte Daten oder falsche Preise zu identifizieren und zu bereinigen.
Das System ist ein unverzichtbares Instrument zur Verfolgung der finanziellen Entwicklung eines Unternehmens in einer Zeit, in der sich die Preise für Materialien und Produkte ständig ändern. Es ermöglicht dem Management eine schnelle Reaktion und ein proaktives Management der Rentabilität. Die Funktionalität der Anwendung bietet einen sofortigen Überblick über den Status der Rechnungen, den geplanten Cashflow sowie die finanzielle Situation des gesamten Unternehmens.
Azure Managed Services sind der Schlüssel
Flowis nutzt Azure Managed Services als wichtigen Teil seiner Infrastruktur. Sie gewährleisten einen nahtlosen Betrieb und die Verwaltung des Systems. Mit ihrer Flexibilität und Zuverlässigkeit bietet die Azure Cloud die ideale Grundlage für eine globale Implementierung. Kubernetes unterstützt effizient die Containerisierung und das Anwendungsmanagement, Postgres und Redis sorgen für eine zuverlässige Datenspeicherung, während Azure Storage eine sichere Speicherung und gemeinsame Nutzung von Informationen ermöglicht. Mit fortschrittlichen Technologien ist Flowis nicht nur leistungsstark, sondern auch an die sich ändernden Anforderungen von Unternehmen anpassbar.
Mehr als nur Rechnungen
Die Anwendung ist für Unternehmen nicht nur im Bereich der Finanzprozesse eine große Hilfe, sondern auch in anderen Geschäftsbereichen, wie der Personalverwaltung oder der Bearbeitung von Beschwerden. Sie ist in der Lage, eine Vielzahl von Geschäftsprozessen zu automatisieren.
Flexibilität und hervorragende Konfigurierbarkeit ermöglichen es Unternehmen, die Plattform an ihre eigenen Bedürfnisse anzupassen und zu einer komplexen Automatisierung überzugehen. Dynamische und innovative Unternehmen können so ihre Effizienz maximieren, Kosten senken und einen Wettbewerbsvorteil erzielen. Flowis wird buchstäblich zu einem strategischen Partner.
Low-Code und No-Code
Innovative Low-Code- und No-Code-Lösungen haben die Konfigurations- und Implementierungsmöglichkeiten der integrierten Flowis-Plattform revolutioniert und ermöglichen es Kunden, ihre eigenen Einstellungen ohne große technische Kenntnisse vorzunehmen. Dies hat Raum für Kreativität und Schnelligkeit in der Entwicklung geschaffen, während jeder die Anwendung an seine Bedürfnisse anpassen kann.
Die Lernplattform Flowis University bietet Nutzern die Möglichkeit, technisches Wissen zu erwerben und praktische Tipps und Tricks für eine optimale Anwendungskonfiguration zu entdecken. So können sie das Potenzial der Anwendung entdecken und zu Architekten ihrer eigenen Finanzumgebung werden.
Die Zukunft mit Flowis
Als fortschrittliche Technologie, aber auch als revolutionäres Werkzeug, das das System und die Art und Weise, wie die Welt an die Rechnungsbearbeitung herangeht, verändert, verspricht es Effizienz, Standardisierung und globale Transparenz in den Geschäftsprozessen.
Als innovative, mandantenfähige Lösung passt es sich ständig an die Bedürfnisse von Unternehmen im Bereich der Finanzprozesse an. Sie bietet nicht nur hohe Effizienz, sondern auch maximale Flexibilität für Kunden aus der ganzen Welt, die auf der Suche nach modernen und innovativen Lösungen sind.
