Využívanie moderných technológií dokáže ušetriť firme množstvo financií. Podľa štatistík slovenskej pobočky Konica Minolta napríklad len manuálne spracovanie faktúry stojí firmy zhruba 50 centov. S elektronizáciou nákladov dokáže cena klesnúť o viac ako polovicu. Slovenské firmy si príležitosť v podobe nastupujúcej digitalizácie naplno uvedomujú. Počet firiem, ktoré nepôsobia v oblasti technológií a zároveň sa do digitalizácie pustili, sa za posledných päť rokov viac než zdvojnásobil. Zavádzať moderné technológie je však pre mnohých veľmi náročné. Akékoľvek šliapnutie vedľa môže stáť firmu veľmi veľa financií. Ukážeme vám ako úspešne zaviesť digitalizáciu aj vo vašej firme tak, aby ste sa vyhli najčastejším chybám a zbytočne nepremrhali váš čas a peniaze.

Kľúčoví sú zamestnanci

Zmena prístupu k technológiám a s ňou súvisiaca digitalizácia môžu firmám priniesť výrazné zisky. Ale môžu v nich aj utopiť milióny eur. Presvedčili sa o tom aj svetoví giganti typu automobilky Ford alebo nadnárodného konglomerátu General Electric (GE). Ako teda postupovať, aby digitálna transformácia podniku prebehla úspešne?
Slovenské firmy digitalizujú výrobu aj administratívu ostošesť. Počet tých, ktoré nepôsobia v oblasti technológií a zároveň sa do digitalizácie pustili, sa vlani podľa prieskumu malých a stredných podnikov pohyboval okolo pätnásť percent a za posledných päť rokov sa viac než zdvojnásobil.
Zavádzanie nových postupov a nástrojov pritom zasahuje podnikateľov a ich firmy z takmer celého spektra odvetví. Púšťajú sa do nej poľnohospodári, stavebníci aj logistické firmy. „K postupnému zavádzaniu digitalizácie prispieva nepretržitý vývoj technológií a tlak na znižovanie nákladov zo strany zákazníkov“, konštatuje Přemysl Lukeš z logistickej spoločnosti Der Kurier. Najnovšie sa potreba digitalizácie ukázala v súvislosti s covid-19. Firmy, ktoré včas digitalizovali svoje prevádzky, mohli nechať aspoň časť zamestnancov pracovať z domu, a mali tak pred konkurenciou výhodu.
Nezaostávajú však ani výrobné firmy. Podľa štúdie spoločnosti ECCC Research, ktorá sa zaoberala strojárskym priemyslom, zavádzali technológie Priemyslu 4.0 pred troma rokmi iba tri firmy z desiatich. V priebehu nasledujúcich piatich rokov tak však urobí 56 percent respondentov. „S rozvojom rýchleho internetu a internetu vecí sa výrazne objemovo zvýši a zrýchli tok informácií medzi výrobcami a používateľmi strojárskych produktov,“ okomentoval to Oldrich Paclík zo Zväzu strojárskej technológie.
Dôvody zmien sú zrejmé. Predovšetkým je to technologický pokrok a výrazné úspory v nákladoch. Podľa päťročných štatistík slovenskej pobočky Konica Minolta napríklad len manuálne spracovanie faktúry stojí firmy zhruba 50 centov,, s elektronizáciou náklady klesajú až na 21 centov.
Lenže aj neopatrná digitalizácia niečo stojí. A ak si firmy nedajú pozor, môžu kvôli nej prísť aj o desiatky či stovky miliónov eur.

Miliardy „v prachu“

Podobne sa to stalo predvlani veľkým svetovým firmám. Len ich straty boli podstatne vyššie než u väčšiny ostatných. Podľa Keitha Kitaniho zo spoločnosti GuideSpark v roku 2018 naliali GE, Ford a ďalší hlavní hráči do transformačných aktivít 1,3 bilióna dolárov (asi 1,1 biliónov eur). Z nich boli takmer tri štvrtiny premárnené neúspešnými programami.
„Z tých podnikov, ktoré priamo nesklamali, iba 16 percent videlo zlepšenie vo svojom výkone a schopnosti zmeny dlhodobo udržať. Dokonca aj medzi firmami z digitálneho priemyslu, ako sú high-tech, médiá a telekomunikácie, zaznamenalo úspech iba 26 percent,“ konštatoval Kitani v článku na webe CNBC.com. Odvolával sa pri tom na štúdiu svetoznámej konzultačnej firmy McKinsey & Company.
Dôvodov, prečo sa týmto, ale aj ďalším firmám digitálna transformácia nepodarila, je podľa Kitaniho niekoľko. Sú to ľudia, kultúra firmy, aj chyby jej vedenia. Hlavne však zlyhala komunikácia v rámci podniku. „Je pravda, že ľudia nie sú problém. Tým je neschopnosť organizácie účinne komunikovať so svojimi ľuďmi,“ tvrdí.

Šesť stupňov k úspechu

Podľa Kitaniho existuje šesť možností, ktoré pomôžu tieto medzery v komunikácii prekonať. Spoločnosti by mali aplikovať väčšinu z nich. Tou prvou je dostatočne vysvetliť zamestnancom, prečo sa k zmene pristupuje a čo im prinesie. Zároveň by sa malo to, ako sa digitalizácia komunikuje, týmto pracovníkom, ale aj prípadným klientom prispôsobiť.
Komunikácia by potom mala byť podľa možností multimediálna, aby zaujala každého z cieľovej skupiny. „Každý absorbuje a uchováva informácie inak,“ konštatuje Kitani. Štvrtou radou je teda sprostredkovávať novinky tak, aby to zamestnancov nevyviedlo z miery. Inými slovami, príliš prekvapivý postup škodí. „Ak chcete primäť jednotlivcov, aby niečomu venovali pozornosť, musíte ich osloviť v kontexte práce a nástrojov, ktoré už používajú. Musia byť súčasťou ich každodenných pracovných skúseností. Inak to jednoducho ignorujú,“ znie Kitaniho štvrtá rada. Ľudia, ktorí celý proces riadia, by sa ale ani potom nemali spoliehať na to, že zamestnanci a ďalší spolupracovníci firmy všetko pochopili. Preto treba sledovať, aké správy si otvárajú, aký obsah si zobrazia, ako sa ich reakcie líšia podľa jednotlivých podskupín. „Okrem sledovania metrík interakcie robte aj jednoduché a rýchle prieskumy, aby ste v reálnom čase požiadali o spätnú väzbu. To vám umožní realizovať úpravy za chodu predtým, ako sa správa úplne stratí,“ dodáva Kitani s tým, že jeho poslednou radou je, aby firmy, ak je to možné, aj naďalej prijímali akékoľvek zmeny.

Pozor na zamestnancov

Kitani nie je jediný, kto upozorňuje na to, že zamestnanci a ich schopnosti sú v procese digitalizácie kľúčoví. „Za kľúčovú soft skills zručnosť považujem schopnosť prijímať a dávať spätnú väzbu, ktorá je základom pre proces učenia a rast organizácie“, domnieva sa Vratislav Kalenda, riaditeľ poradenskej spoločnosti Image Lab.
Pri prechode podniku na technológie Priemyslu 4.0 potom zamestnanci so soft skills zohrávajú minimálne rovnako dôležitú úlohu ako tí, ktorí disponujú technickými znalosťami. „Priemysel 4.0 nepredstavuje len zavádzanie technológií, ale možno predovšetkým prináša zmenu procesov a osvojených štandardov. Tu treba vedieť zmeny komunikovať, vysvetliť prečo a aké zmeny sa robia, a tieto zmeny správnym spôsobom komunikovať. Ak sa to nepodarí, môže to úplne zmariť investície do technológií,“ vysvetľuje Jiří Bavor zo spoločnosti Siemens.
Riaditeľ personálnej spoločnosti Předvýběr František Boudný považuje za najlepšiu metódu školu hrou. Ľudia si podľa neho potrebujú veci ohmatať a keď pochopia, že nové technológie a prístupy nie sú proti nim, ale naopak im pomáhajú, prijmú ich veľmi ľahko. Na to je potrebné, aby sa nehanbili priznať, že niečo nevedia, ani by ich kvôli tomu ostatní nemali odstrkovať. Vo funkčnom tíme sa potom jeden zamestnanec učí od druhého.

Rovnakú skúsenosť má aj IT Sales Expert Konica Minolta Milan Libuša.

„Pri zákazníkoch sa nám osvedčilo vytypovať medzi zamestnancami tzv. ambasádorov. Sú to ľudia, ktorí sa neboja zmien a vidia, že sú potrebné.“

Novinky sa im potom predstavia prednostne. „Preberáme s nimi ich skúsenosti a názory, všetko im ukážeme v praxi a spoločne hľadáme možnosti, ako by tieto nástroje mohli zjednodušiť ich prácu,“ dopĺňa. Vďaka tomu vytypovaní pracovníci vidia, že digitalizácia má zmysel a obhajujú ju. Slúžia ako výborný príklad ostatným kolegom a prirodzene zavádzajú zmeny vo vlastných oddeleniach tempom, ktoré ostatní zvládnu.

Mať správnych ľudí

Na potrebu zapojiť do digitálnej transformácie zamestnancov poukazuje vo svojej analýze aj už spomenutá poradenská spoločnosť McKinsey & Company. Začať však treba od hlavy. Teda od manažmentu. „Takmer sedemdesiat percent všetkých respondentov uvádza, že počas transformácie zmenili top tímy svojich organizácií – najčastejšie keď sa k nim pripojili noví vodcovia oboznámení s digitálnymi technológiami,“ opisuje výskum a analýzu spoločnosti. Podobne by sa malo postupovať aj na nižších priečkach riadenia.
Ďalším z kľúčov k úspechu transformácie má byť zavedenie nových spôsobov práce. Napríklad otvorené pracovné prostredie alebo kontinuálne vzdelávanie. Inovovať treba aj nábor nových zamestnancov. „Úspech je aspoň dvakrát pravdepodobnejší v organizáciách, ktoré vedú inovatívne náborové kampane (ako sú náborové hry, hry alebo hľadanie skrytých správ v zdrojovom kóde ako súčasť náborového procesu) alebo organizovanie technologických konferencií, príp. „hackathonov“, uvádza analýza.

Všetko uzatvára Milan Libuša:

„Pri zavádzaní zmien sa často stretávame s počiatočnou obozretnosťou zamestnancov. Na začiatku môže byť pre niektorých z nich zmena ťažká. Zvykajú si na nové postupy, niektoré novinky im nemusia byť príjemné, pretože vybočujú z rámca ich pracovných návykov. Je to však prirodzená súčasť procesu digitalizácie.“

Jeho skúsenosť je taká, že v priebehu dvoch až troch mesiacov si zamestnanci už nevedia predstaviť, že by sa vrátili späť. Ide len o to, všetko im v počiatočnej fáze vysvetliť a trpezlivo a s pochopením ukazovať v prípade potreby znova.