Der Einsatz moderner Technologie kann einem Unternehmen eine Menge Geld sparen. Nach den Statistiken der slowakischen Niederlassung von Konica Minolta kostet beispielsweise die manuelle Bearbeitung einer Rechnung die Unternehmen nur etwa 50 Cent. Mit der Computerisierung der Kosten kann der Preis um mehr als die Hälfte sinken. Die slowakischen Unternehmen sind sich der Chance, die sich durch die aufkommende Digitalisierung bietet, durchaus bewusst. Die Zahl der Unternehmen, die nicht im Technologiebereich tätig sind, hat sich in den letzten fünf Jahren mehr als verdoppelt. Allerdings ist die Einführung moderner Technologie für viele eine große Herausforderung. Jeder Fehltritt kann ein Unternehmen eine Menge Geld kosten. Wir zeigen Ihnen, wie Sie die Digitalisierung auch in Ihrem Unternehmen erfolgreich umsetzen können, damit Sie die häufigsten Fehler vermeiden und nicht unnötig Zeit und Geld verschwenden.
Mitarbeiter sind der Schlüssel
Der veränderte Zugang zur Technologie und die damit verbundene Digitalisierung können für Unternehmen erhebliche Vorteile bringen. Aber sie können auch Millionen in ihnen ertrinken lassen. Globale Giganten wie der Automobilhersteller Ford oder der multinationale Mischkonzern General Electric (GE) haben das erfahren. Wie kann man also eine erfolgreiche digitale Unternehmenstransformation durchführen?
Slowakische Unternehmen digitalisieren Produktion und Verwaltung um das Sechsfache. Laut einer Umfrage unter kleinen und mittleren Unternehmen lag die Zahl derjenigen, die nicht im Technologiebereich tätig sind und gleichzeitig mit der Digitalisierung begonnen haben, im letzten Jahr bei rund fünfzehn Prozent und hat sich in den letzten fünf Jahren mehr als verdoppelt.
Die Einführung neuer Verfahren und Tools betrifft Unternehmer und ihre Unternehmen aus fast dem gesamten Spektrum der Branchen. Landwirte, Bauunternehmer und Logistikunternehmen sind alle davon betroffen. „Die kontinuierliche Entwicklung der Technologie und der Kostendruck seitens der Kunden tragen zur schrittweisen Einführung der Digitalisierung bei“, sagt Přemysl Lukeš vom Logistikunternehmen Der Kurier. Zuletzt wurde die Notwendigkeit der Digitalisierung im Zusammenhang mit covid-19 deutlich. Unternehmen, die ihren Betrieb frühzeitig digitalisiert haben, konnten zumindest einen Teil ihrer Mitarbeiter von zu Hause aus arbeiten lassen und hatten so einen Vorteil gegenüber ihren Konkurrenten.
Aber auch die Unternehmen des verarbeitenden Gewerbes hinken nicht hinterher. Laut einer Studie von ECCC Research, einem Unternehmen, das sich mit der Maschinenbaubranche befasst hat, haben vor drei Jahren nur drei von zehn Unternehmen Industrie 4.0-Technologien eingeführt. Doch 56 Prozent der Befragten werden dies innerhalb der nächsten fünf Jahre tun. „Mit der Entwicklung des schnellen Internets und des Internets der Dinge wird der Informationsfluss zwischen Herstellern und Anwendern von Maschinenbauprodukten deutlich an Volumen zunehmen und sich beschleunigen“, kommentierte Oldrich Paclik vom Verband der Maschinenbautechnik.
Die Gründe für die Veränderungen liegen auf der Hand. Es sind vor allem der technologische Fortschritt und erhebliche Kosteneinsparungen. Laut der Fünf-Jahres-Statistik der slowakischen Niederlassung von Konica Minolta kostet beispielsweise nur die manuelle Bearbeitung einer Rechnung die Unternehmen etwa 50 Cent, mit der Computerisierung sinken die Kosten auf 21 Cent.
Aber auch eine unvorsichtige Digitalisierung kostet etwas. Und wenn Unternehmen nicht vorsichtig sind, können sie dadurch Dutzende oder Hunderte von Millionen Euro verlieren.
Milliarden „in den Sand gesetzt“
Ähnlich erging es im vorletzten Jahr den großen Unternehmen der Welt. Nur waren ihre Verluste wesentlich höher als die der meisten anderen. Laut Keith Kitani von GuideSpark haben GE, Ford und andere große Unternehmen im Jahr 2018 1,3 Billionen Dollar (ca. 1,1 Billionen Euro) in Transformationsaktivitäten gesteckt, von denen fast drei Viertel für gescheiterte Programme verschwendet wurden.
„Von den Unternehmen, die nicht direkt gescheitert sind, konnten nur 16 Prozent eine Verbesserung ihrer Leistung und ihrer Fähigkeit, Veränderungen langfristig durchzuhalten, feststellen. Selbst unter den Firmen in digitalen Branchen wie High-Tech, Medien und Telekommunikation waren nur 26 Prozent erfolgreich“, so Kitani in einem Artikel auf CNBC.com. Er bezog sich dabei auf eine Studie des weltbekannten Beratungsunternehmens McKinsey & Company.
Es gibt mehrere Gründe, warum diese und andere Firmen bei der digitalen Transformation gescheitert sind, so Kitani. Es sind die Menschen, die Kultur des Unternehmens und die Fehler der Führung. Meistens war es jedoch ein Versagen der Kommunikation innerhalb des Unternehmens. „Es ist wahr, dass die Menschen nicht das Problem sind. Es ist die Unfähigkeit des Unternehmens, effektiv mit seinen Mitarbeitern zu kommunizieren“, sagt er.
Sechs Schritte zum Erfolg
Laut Kitani gibt es sechs Möglichkeiten, um diese Kommunikationslücken zu schließen. Unternehmen sollten die meisten von ihnen anwenden. Die erste besteht darin, den Mitarbeitern ausreichend zu erklären, warum der Wandel in Angriff genommen wird und was er für sie bedeutet. Gleichzeitig sollte die Art und Weise, wie die Digitalisierung kommuniziert wird, an diese Mitarbeiter und auch an potenzielle Kunden angepasst werden.
Die Kommunikation sollte dann nach Möglichkeit multimedial sein, um alle Mitglieder der Zielgruppe zu erreichen. „Jeder nimmt Informationen anders auf und behält sie anders“, bemerkt Kitani. Der vierte Ratschlag lautet also, die Neuigkeiten so zu kommunizieren, dass die Mitarbeiter nicht verwirrt werden. Mit anderen Worten: Zu viele Überraschungen sind schädlich. „Wenn Sie die Menschen dazu bringen wollen, sich für etwas zu interessieren, müssen Sie sie im Kontext ihrer Arbeit und der Werkzeuge ansprechen, die sie bereits benutzen. Sie müssen Teil ihrer täglichen Arbeitserfahrung sein. Andernfalls werden sie es einfach ignorieren“, lautet der vierte Ratschlag von Kitani. Aber auch dann sollten sich die Verantwortlichen nicht darauf verlassen, dass die Mitarbeiter und andere Unternehmensangehörige alles verstehen. Deshalb ist es wichtig, zu überwachen, welche Nachrichten sie öffnen, welche Inhalte sie sich ansehen und wie ihre Reaktionen je nach Untergruppe ausfallen. „Zusätzlich zur Verfolgung der Interaktionsmetriken sollten Sie einfache und schnelle Umfragen durchführen, um Feedback in Echtzeit einzuholen. So können Sie spontan Anpassungen vornehmen, bevor die Botschaft völlig verloren geht“, sagt Kitani und fügt hinzu, dass sein letzter Ratschlag für Unternehmen darin besteht, Änderungen nach Möglichkeit weiterhin anzunehmen.
Achtung Mitarbeiter
Kitani ist nicht der Einzige, der darauf hinweist, dass die Mitarbeiter und ihre Fähigkeiten im Digitalisierungsprozess eine Schlüsselrolle spielen. „Ich halte die Fähigkeit, Feedback zu erhalten und zu geben, für eine wichtige Soft-Skill-Fähigkeit, die für den Lernprozess und das Wachstum einer Organisation unerlässlich ist“, meint Vratislav Kalenda, Direktor des Beratungsunternehmens Image Lab.
Beim Übergang eines Unternehmens zu Industrie 4.0-Technologien spielen also Mitarbeiter mit Soft-Skills eine mindestens ebenso wichtige Rolle wie solche mit technischem Wissen. „Bei Industrie 4.0 geht es nicht nur um die Einführung von Technologie, sondern vor allem um die Veränderung von Prozessen und angenommenen Standards. Hier müssen Sie in der Lage sein, die Änderungen zu kommunizieren, zu erklären, warum und welche Änderungen vorgenommen werden, und diese Änderungen auf die richtige Weise zu kommunizieren. Gelingt dies nicht, kann die Investition in die Technologie völlig zunichte gemacht werden“, erklärt Jiří Bavor von Siemens.
František Boudný, Direktor des Personalvermittlungsunternehmens Předvýběr, hält die beste Methode für eine Schule durch Spiel. Die Menschen müssen die Dinge fühlen, sagt er, und wenn sie verstehen, dass neue Technologien und Ansätze nicht gegen sie gerichtet sind, sondern ihnen im Gegenteil helfen, akzeptieren sie sie sehr leicht. Dazu müssen sie sich weder schämen, zuzugeben, dass sie etwas nicht wissen, noch sollten andere sie deswegen wegstoßen. In einem funktionalen Team lernt dann ein Mitarbeiter vom anderen.
Die gleiche Erfahrung hat auch IT-Verkaufsexperte Konica Minolta Milan Libuša.
„Bei den Kunden haben wir es als nützlich empfunden, sogenannte Botschafter unter unseren Mitarbeitern zu identifizieren. Das sind Menschen, die keine Angst vor Veränderungen haben und sehen, dass diese notwendig sind.“
Die Neuigkeiten werden ihnen dann vorrangig präsentiert. „Wir diskutieren mit ihnen über ihre Erfahrungen und Meinungen, zeigen ihnen alles in der Praxis und suchen gemeinsam nach Möglichkeiten, wie diese Tools ihre Arbeit vereinfachen könnten“, fügt er hinzu. Das Ergebnis ist, dass die ausgewählten Mitarbeiter erkennen, dass die Digitalisierung sinnvoll ist und sich dafür einsetzen. Sie dienen als hervorragendes Beispiel für andere Kollegen und setzen die Veränderungen in ihren eigenen Abteilungen natürlich in einem Tempo um, mit dem andere umgehen können.
Die richtigen Leute haben
Die Notwendigkeit, die Mitarbeiter in den digitalen Wandel einzubeziehen, wird auch in der oben erwähnten Analyse von McKinsey & Company hervorgehoben. Sie müssen jedoch beim Kopf beginnen. Das heißt, beim Management. „Fast siebzig Prozent aller Befragten berichten, dass sie während einer Transformation die Spitzenteams ihrer Organisationen ausgetauscht haben – am häufigsten, wenn neue Führungskräfte hinzukamen, die mit digitalen Technologien vertraut sind“, beschreibt das Unternehmen in seiner Untersuchung und Analyse. Ein ähnlicher Ansatz sollte auch auf den unteren Ebenen des Managements verfolgt werden.
Ein weiterer Schlüssel zum Erfolg der Transformation sollte die Einführung neuer Arbeitsweisen sein. Zum Beispiel ein offenes Arbeitsumfeld oder kontinuierliches Lernen. Auch die Personalbeschaffung muss innovativ sein. „Der Erfolg ist mindestens doppelt so wahrscheinlich in Unternehmen, die innovative Rekrutierungskampagnen durchführen (z.B. Rekrutierungsspiele, Gamification oder die Suche nach versteckten Botschaften im Quellcode als Teil des Rekrutierungsprozesses) oder Technologiekonferenzen oder ‚Hackathons‘ veranstalten“, so die Analyse.
Milan Libuša schließt alles ab:
„Wenn wir Veränderungen einführen, stoßen wir bei den Mitarbeitern oft auf anfängliche Zurückhaltung. Zu Beginn kann der Wandel für einige von ihnen schwierig sein. Sie müssen sich an neue Abläufe gewöhnen und fühlen sich vielleicht mit einigen neuen Dingen nicht wohl, weil sie aus ihren Arbeitsgewohnheiten herausfallen. Aber das ist ein natürlicher Teil des Digitalisierungsprozesses.“
Er hat die Erfahrung gemacht, dass sich die Mitarbeiter nach zwei bis drei Monaten nicht mehr vorstellen können, zurückzugehen. Es kommt nur darauf an, ihnen in der Anfangsphase alles zu erklären und sie bei Bedarf geduldig und verständnisvoll wieder einzuweisen.
