In der sich schnell verändernden Geschäftswelt von heute ist Effizienz der Schlüssel zum Erfolg. Unternehmen müssen immer flexibler, schneller und qualitativ hochwertiger werden – und genau hier kommt Power Automate von Microsoft ins Spiel.
Möchten Sie in Ihrem Unternehmen Ordnung in die Überprüfung und Genehmigung verschiedener Dokumente, Aufträge oder Verträge bringen? Sie brauchen ein elektronisches System, das Ihnen das Laufen von Tür zu Tür, von Abteilung zu Abteilung erspart. Das Warten darauf, welcher Kollege das Dokument wann prüft oder wann der Chef von einer Geschäftsreise zurückkehrt, um das Dokument zu unterschreiben, gehört der Vergangenheit an.
Ein neues Tool, das es Unternehmen ermöglicht, alltägliche Prozesse zu automatisieren, ist vielleicht bereits Teil der Microsoft 365-Lizenz, die Sie nutzen. Es spart Zeit, reduziert Fehler und erhöht die Produktivität der Mitarbeiter. Im Grunde genommen verändert Power Automate die Arbeitsweise von Unternehmen und hilft ihnen, mit weniger mehr zu erreichen. In den folgenden Zeilen zeigen wir Ihnen, was es alles kann.
Automatisierung spart Zeit und erhöht die Effizienz
Die meisten Mitarbeiter verbringen bis zu 20 Prozent ihrer Arbeitszeit mit sich wiederholenden, routinemäßigen Aufgaben. Mit der neuen Plattform können sie diese Prozesse automatisieren und Platz für wichtigere, kreative und wertvolle Aufgaben schaffen.
„Power Automate wurde entwickelt, um Unternehmen in die Lage zu versetzen, alltägliche Vorgänge wie die Bearbeitung, Genehmigung und Terminierung von Anträgen und Rechnungen ohne unnötige Komplikationen zu automatisieren. Das Tool ermöglicht die Erstellung sogenannter automatisierter Abläufe, die durch bestimmte Bedingungen oder Ereignisse ausgelöst werden. Dies sind zum Beispiel der Eingang einer E-Mail, eine Dateiänderung oder das Ausfüllen eines Formulars“, erklärt Martin Hála, Business Unit Manager | Software & Cloud bei TD SYNNEX.
Darüber hinaus lässt sich das System problemlos in eine Reihe anderer Anwendungen integrieren, so dass Unternehmen sofort mit der Rationalisierung ihrer Prozesse und der Erzielung von Effizienzsteigerungen beginnen können, ohne unnötige Kosten für die Implementierung aufwenden zu müssen.
Die wichtigsten Vorteile von Power Automate
Für Unternehmen ist dieses Tool nicht nur in Bezug auf die Zeitersparnis von Vorteil, sondern auch in Bezug auf die gesteigerte Produktivität und Qualität der Arbeit. Durch die Automatisierung von Routineaufgaben können sich die Mitarbeiter stärker auf strategische Aktivitäten konzentrieren, die einen größeren Mehrwert bringen. Darüber hinaus wird das Risiko menschlicher Fehler reduziert, was zu genaueren und zuverlässigeren Ergebnissen führt.
Ein weiterer Vorteil ist die bessere Auslastung der Mitarbeiter, die mehr Zeit in kreative Aufgaben investieren können, was zu einer allgemeinen Verbesserung des Arbeitsklimas beiträgt. Auch bei der Prozesstransparenz und dem Projektmanagement sehen Unternehmen deutliche Vorteile, da automatisierte Lösungen genaue und aktuelle Informationen liefern.
Wie es in der realen Welt hilft
Die Antragsgenehmigung ist einer der Prozesse, die Power Automate vereinfacht. Anstatt E-Mails oder Formulare manuell durchzugehen, sendet dieses Tool in Verbindung mit dem Modul Genehmigungen die Genehmigungsanfrage automatisch an die richtige Person und stellt sicher, dass alles in Echtzeit erledigt wird. Das System minimiert somit Verzögerungen und Fehler, spart Zeit und erhöht die Effizienz.
Ein weiteres Beispiel ist die Raumbuchung. In Unternehmen mit mehreren Teams kann die manuelle Eingabe ein Chaos verursachen. Die Plattform synchronisiert die Kalender der Mitarbeiter mit der Verfügbarkeit von Arbeitsräumen, wodurch Probleme wie Doppelbuchungen vermieden werden. Dieser einfache Schritt kann bis zu 5 Stunden Zeit pro Monat einsparen, die die Mitarbeiter mit Planung und Organisation verbringen.
Für Industrieunternehmen bietet das neue Tool eine Lösung für die Maschinenüberwachung und die Vermeidung von Ausfällen. Mithilfe von Sensoren werden Schlüsselwerte wie Temperatur oder Druck überwacht. Werden festgelegte Grenzwerte überschritten, wird sofort ein Alarm für das Wartungspersonal ausgelöst, wodurch Reparaturkosten und ungeplante Ausfallzeiten minimiert werden. Dadurch werden bis zu 50 Prozent der potenziellen Ausfälle vermieden.
Power Automate vereinfacht auch die Bearbeitung von Rechnungen erheblich. Ihre automatische Sortierung und Integration in ERP-Systeme beschleunigt die Finanzprozesse und minimiert Verwaltungsfehler. Unternehmen jeder Größe können in diesem Bereich Zeit sparen und die Verwaltungskosten um bis zu 60 Prozent senken.
Das neue Tool kann auch regelmäßig verschiedene Berichte für das Management erstellen. Diese manuell zu erstellen, erfordert in der Regel viel Zeit und Aufmerksamkeit. Das System kann selbstständig mit den Daten arbeiten, automatisch Berichte erstellen und sie an Teammitglieder oder das Management senden, so dass alle rechtzeitig über aktuelle Informationen verfügen. Dies reduziert die Fehlerquote, die normalerweise mit der manuellen Datenverarbeitung einhergeht, und die Automatisierung spart pro Mitarbeiter etwa acht Stunden Zeit pro Monat.
Flexibilität für jeden Geschmack
Power Automate ist als Teil verschiedener Microsoft 365-Pakete (Business Basic, Standard, Premium) und auch als eigenständiger Dienst erhältlich. Die grundlegenden Funktionen sind auch in den niedrigeren Lizenz-Editionen verfügbar, aber für fortgeschrittene Bedürfnisse kann der Kunde die Premium-Lizenzen wählen, die robustere Automatisierungsoptionen bieten.
„Es gibt sowohl Lizenzen für Einzelpersonen, die Automatisierungen erstellen und verwalten müssen, als auch Prozesslizenzen, die es Unternehmen ermöglichen, bestimmte Geschäftsaufgaben unabhängig von der Anzahl der Benutzer zu automatisieren. Das bedeutet, dass Power Automate sich an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens anpasst, egal ob es sich um ein kleines Unternehmen oder einen großen Konzern handelt“, erläutert Martin Hála die Details.
Wie man mit einer neuen Plattform anfängt
Die Verwendung des Automatisierungstools ist sehr einfach. Es bietet eine Reihe von vorkonfigurierten Vorlagen, mit denen der Kunde schnell die ersten Aktivitäten starten kann, z. B. das Versenden von Benachrichtigungen oder die Genehmigung von Anfragen. Power Automate kann auch mit Microsoft Teams, SharePoint und anderen Anwendungen integriert werden und bietet so die nötige Flexibilität, um Prozesse effizient zu verwalten.
„Es ist besser, mit einfacheren Aufgaben wie der automatischen Beantwortung von E-Mails oder der Planung von Terminen zu beginnen und schrittweise zu komplexeren Lösungen überzugehen“, empfiehlt Martin Hála von TD SYNNEX. Die Plattform ist so konzipiert, dass sie auch für Benutzer ohne technische Kenntnisse zugänglich ist, so dass jedes Team im Unternehmen von ihren Vorteilen profitieren kann. Power Automate ist mehr als nur ein Automatisierungstool. Es ist ein System, das für Unternehmen ein entscheidender Schlüssel für ihre digitale Transformation sein kann. Die Mitarbeiter können sich auf die Aufgaben konzentrieren, die wirklich Wert schaffen, und das bedeutet letztlich eine Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit jedes Unternehmens, das sein volles Potenzial ausschöpft.
