Sieben von zehn Arbeitnehmern sind nicht an das Home Office als ideale Arbeitsform gewöhnt. Umfragen zufolge bevorzugen sie eine Kombination aus Heim- und Büroarbeit. Wie kann man ein Unternehmen so einrichten, dass eine hohe Produktivität und optimale Zufriedenheit der Mitarbeiter erhalten bleibt?
Die vergangene Zeit hat uns gezwungen, nach Formen der Arbeit zu suchen, die uns einerseits isolieren und unsere Gesundheit schützen und andererseits das Funktionieren von Unternehmen, Institutionen und Einzelpersonen ermöglichen.
Funktionieren bedeutete: das Geschäft am Laufen zu halten, das Geschäft zu entwickeln, Bildung anzubieten, nicht völlig isoliert zu sein.
Das Homeoffice hat sich als effektives Modell erwiesen und ist nicht nur ein vollwertiger Ersatz für die Büroumgebung. Weitere Vorteile der Arbeit von zu Hause aus sind nachweislich:
- Einsparungen bei den Betriebskosten
- Sparen Sie Zeit und Reisekosten
- Mehr Freiheit bei der Planung der Arbeitszeit
- Effizientere Mitarbeiter und höhere Produktivität
Das Ergebnis war jedoch kein glücklicher Mitarbeiter. Verschiedene Umfragen (Profesia, IT-chkari, Microsoft) weisen auf die gemeinsame Tatsache hin, dass die meisten Slowaken, sieben von zehn, trotz ihrer anfänglichen Begeisterung nicht dauerhaft von zu Hause aus arbeiten wollen. Die physische Büroumgebung wird ein wichtiger Ort bleiben, an dem sich Kollegen treffen und an gemeinsamen Aufgaben und Projekten zusammenarbeiten können.
Es wurde den Managern überlassen, eine Win-Win-Lösung zu finden. Und es stellt sich heraus, dass die Antwort ein hybrides Arbeitsmodell sein könnte.
Hybrides Arbeiten stellt eine grundlegende Herausforderung dar, um einen optimalen Raum für Mitarbeiter und Kunden zu schaffen, der die Werkzeuge und Technologien für eine effiziente, zuverlässige und sichere Zusammenarbeit bereitstellt. Unternehmen sollten sich bewusst sein, dass zufriedene und engagierte Mitarbeiter das Wichtigste sind. Schaffen Sie eine Arbeitsumgebung, die dynamisch und fließend ist und es den Mitarbeitern ermöglicht, von überall, aber auch jederzeit zu arbeiten.
Wo und wie soll man anfangen? Die Säulen der Strategie sind definierte Regeln, die es den Menschen ermöglichen werden, flexibel zu arbeiten. Es ist auch notwendig, den physischen Raum neu zu gestalten und in Technologien zu investieren, die Menschen miteinander verbinden und eine reibungslose, nahtlose Zusammenarbeit ermöglichen. Gleichzeitig sollten Sie immer daran denken, das Unternehmens-Know-how und die Unternehmensumgebung als solche zu schützen und Angriffen zu widerstehen bzw. das Risiko von Angriffen zu minimieren.
Regeln für den hybriden Arbeitsmodus
Wenn Sie Ihren Mitarbeitern die Möglichkeit zu außergewöhnlicher Flexibilität geben wollen, müssen Sie zunächst diese Fragen beantworten:
Wer wird aus der Ferne arbeiten können? Wie werden sie mit den Systemen des Unternehmens verbunden sein?
Mitarbeiter, die aus der Ferne arbeiten, müssen in der Lage sein, sicher auf die Systeme und Dokumente des Unternehmens zuzugreifen. Die Lösung ist die Verwendung eines VPN, RDP oder einer verschlüsselten Anmeldung in einer Webumgebung.
Ist die Fernverbindung sicher genug?
Misstrauen und Verdacht sind in diesem Fall gerechtfertigt. Die RDP-Technologie ist ein häufiges Ziel von Cyberangriffen. Es hat mehrere Fälle von Sicherheitsverletzungen gegeben, insbesondere wenn es Angreifern gelungen ist, einen Weg zu finden, schlecht konfigurierte Einstellungen oder schwache Passwörter auszunutzen, um Zugang zu Unternehmensnetzwerken zu erhalten.
Woher weiß ich, dass die im System angemeldete Person mein Mitarbeiter ist?
Ich werde also eine Form der Identitätsüberprüfung verwenden. Ein solcher Eintritt in die Unternehmensumgebung sollte bereits ein notwendiger – grundlegender Präventiv-/Sicherheitsakt sein. Um zu verhindern, dass die Häufigkeit der Authentifizierung lästig und einschränkend wird, können gegebenenfalls bedingte Authentifizierungsszenarien angewendet werden. Vereinfacht gesagt, wird die erste Identitätsüberprüfung automatisch ausgelöst, wenn verdächtige, unlogische oder nicht standardmäßige Aktivitäten festgestellt werden.
Wer wird wie lange ins Büro gehen müssen, und wo werden die Leute ihre Arbeit erledigen?
Der alternierende Arbeitsmodus bringt eine Reduzierung der „Schreibtische und Stühle“ mit sich. Einige Unternehmen haben sie sogar ganz abgeschafft und sind voll einsatzfähig. Entsprechend ausgewählte Tools und Technologien ermöglichen ihnen dies. Routinemäßige Arbeitsaktivitäten wie Besprechungen mit Kollegen, Arbeitsbesprechungen, Geschäftsbesprechungen haben wir gelernt, online zu erledigen. Das Experimentieren mit verschiedenen „kostenlosen“ Lösungen kann sich als der teuerste und schwierigste Weg erweisen.
Wie wählen Sie also den richtigen Dienst, die richtige Anwendung oder das richtige Tool für die kombinierte Arbeitsweise?
LÖSUNG
Die Beratung durch Spezialisten ist sicherlich eine sichere Abkürzung. Der Vorschlag ist „maßgeschneidert“, berücksichtigt Bedürfnisse und Gewohnheiten und nimmt die Situation perspektivisch wahr. Das Ergebnis ist eine optimale Lösung und stellt alle Beteiligten zufrieden.
Einen „neuen“ physischen Raum schaffen
Mit der Festlegung der Regeln für den hybriden Arbeitsmodus beginnt natürlich die Phase ihrer Anwendung, d.h. die Schaffung eines „neuen“ physischen Raums. Der hybride Modus erfordert die Verknüpfung der physischen Welt – des Büroraums – mit der digitalen Welt und entspricht den Bedürfnissen von Einzelpersonen und Teams und spezifischen Rollen.
Was jedoch bei beiden Arbeitsformen gleich bleibt, sind die verwendeten Arbeitsmittel – Computer, Laptop, Tablet, Smartphone, Drucker. Das heißt, die Geräte, über die der Mitarbeiter eine Verbindung zu den Systemen des Unternehmens herstellt. Diese Geräte enthalten eine Vielzahl von Unternehmensdaten, darunter auch sensible oder vertrauliche Daten. Aber seien wir ehrlich, wir verwenden die Arbeitsgeräte nicht immer nur für die Arbeit. Wie oft muss ein Kind einer Schulpflicht nachkommen, spielen oder NUR etwas in Eile bestellen. Einrichtungen, die nicht unter der Kontrolle des Unternehmens stehen, sind der Schwachpunkt der Organisation, unabhängig vom Arbeitsort.
LÖSUNG
Öffnen Sie nicht die Tür zu den Brennern, sondern achten Sie darauf, die Geräte zu schützen. Ein gut eingerichteter Geräteschutz kann mehrere Bereiche auf einmal abdecken:
- Die Verschlüsselung erfüllt auch die Anforderungen der GDPR;
- Indem Sie Bedrohungen erkennen, verhindern Sie die fatalen Folgen eines Angriffs;
- Wenn das Gerät gestohlen wird, können Sie es sofort „abschalten“, indem Sie es z.B. ausschalten und seinen Inhalt löschen;
- Sie können Geräte überwachen, aktualisieren und sogar orten;
- Sie können Sicherheitsrichtlinien anwenden – von einem Ort aus auf alle Arten von Geräten (Windows, Android, iOS, Mac);
- Sie können Ihre Geschäftsanwendungen schützen und verwalten;
- Führen Sie ein BYOD-Modell ein – und schützen und verwalten Sie den Unternehmens-„Platz“ auf privaten Geräten und sparen Sie bei den Gerätekosten;
- Führen Sie nach einem Angriff forensische Aktivitäten durch;
- Nutzen Sie die Funktionen der künstlichen Intelligenz bei der Erkennung von Bedrohungen.
In Technologie investieren
Die moderne Technologie entwickelt sich in rasantem Tempo weiter. Effektive Lösungen kommen aus allen Richtungen und wirken sich auf Mitarbeiter, Kunden und Lieferanten gleichermaßen aus. Wenn Sie das hybride Arbeitsmodell bereits als Standard eingeführt haben oder sich darauf vorbereiten, sind die Kriterien für die Technologieunterstützung in den wichtigsten Punkten dieselben. Sicherheit, Verfügbarkeit und Flexibilität zur Unterstützung der Mitarbeitermobilität. Das Marktangebot hinkt nicht hinterher, in manchen Fällen ist es sogar mehrere Schritte voraus.
Die Integration von Cloud-Lösungen und mobilen Anwendungen, die die Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitern ermöglichen, die aus der Ferne arbeiten, ist der Schlüssel, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter konsequent an der Fernarbeit teilnehmen.
Die Konzentration auf die Sicherheit ist in dieser Hinsicht unerlässlich. Unternehmen und insbesondere ihre Mitarbeiter versäumen es oft, ihre Daten zu schützen und werden schnell Opfer von Hackerangriffen. Nicht nur die hybride Arbeit erfordert eine hochwertige Sicherheit, die frühzeitig vor drohenden Risiken warnt. Qualifizierte IT-Fachleute, die auf Cybersicherheit spezialisiert sind, sind teuer und schwer zu finden. Unternehmen müssen Wege finden, um ihren IT-Support für Mitarbeiter, die aus der Ferne arbeiten, zu optimieren, damit diese sich auf die Lösung allgemeiner Geschäftsprobleme konzentrieren können. Wie man die Technologie richtig in die Geschäftssysteme und bestehenden Prozesse integriert, damit alles zusammenarbeitet. Ein engagierter Partner, der über eigene Cloud-Lösungen verfügt und auch bei Sicherheitsfragen kompetente Unterstützung bieten kann, kann dabei unglaublich hilfreich sein. Scheuen Sie sich nicht, ausgelagerte IT-Verwaltungsdienste oder Beratung für Änderungen der IT-Infrastruktur in Anspruch zu nehmen, die mit neuen Lösungen zur Unterstützung des hybriden Arbeitens einhergehen. Es wird sich definitiv auszahlen.
