{"id":5523,"date":"2023-12-18T08:38:00","date_gmt":"2023-12-18T07:38:00","guid":{"rendered":"https:\/\/www.platformofinvention.sk\/haben-sie-m365-verstanden-was-interne-schulungen-bewirken-koennen\/"},"modified":"2025-03-20T16:10:29","modified_gmt":"2025-03-20T15:10:29","slug":"haben-sie-m365-verstanden-was-interne-schulungen-bewirken-koennen","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.platformofinvention.sk\/de\/haben-sie-m365-verstanden-was-interne-schulungen-bewirken-koennen\/","title":{"rendered":"Haben Sie M365 verstanden? Was interne Schulungen bewirken k\u00f6nnen"},"content":{"rendered":"\n<h4 class=\"wp-block-heading\">Verschr\u00e4nken Sie Ihre H\u00e4nde, indem Sie die Finger beider H\u00e4nde kreuzen. Achten Sie darauf, welcher Daumen oben liegt. Dann machen Sie dasselbe, aber mit dem Daumen der anderen Hand oben, wie beim ersten Versuch.  <\/h4>\n\n<p>Ich bin sicher, Sie alle haben diese einfache \u00dcbung gemeistert. Haben Sie eine Ver\u00e4nderung bemerkt?   <br\/>Das Ziel dieser Aufgabe ist es, den Unterschied zwischen Anstrengung und Konzentration zu zeigen. Wenn wir eine T\u00e4tigkeit ausf\u00fchren m\u00fcssen, die neu ist, tun wir das nicht automatisch, es ist keine Routine. Wir f\u00fchren bestimmte T\u00e4tigkeiten gewohnheitsm\u00e4\u00dfig aus, wir m\u00fcssen nicht viel dar\u00fcber nachdenken. Aber wenn wir sie \u00e4ndern m\u00fcssen, erfordern sie unsere volle Konzentration.   <\/p>\n\n<p>Neue Verfahren m\u00fcssen erst eingef\u00fchrt werden, bevor sie zur Routine werden. Wir m\u00fcssen sie einfach \u00fcben. Das ist bei der Arbeit mit Technologie oft der Fall. Sie entwickeln sich sehr schnell weiter, neue Funktionen kommen hinzu, und fr\u00fcher oder sp\u00e4ter m\u00fcssen wir uns an sie gew\u00f6hnen. In diesem Artikel werden wir die Erfahrungen und Erkenntnisse aus internen Schulungen zur Nutzung von Microsoft 365-Anwendungen, die unser Unternehmen seit mehr als sieben Jahren nutzt, mit Ihnen teilen, erg\u00e4nzt durch Erkenntnisse, die wir von Kunden erhalten haben.    <\/p>\n\n<p>Der anf\u00e4ngliche &#8222;Gulasch&#8220; der Vielzahl von Anwendungen, die Microsoft 365 enth\u00e4lt, ist ziemlich chaotisch und misstrauisch machend, vielleicht werden sie deshalb von den Benutzern buchst\u00e4blich ignoriert. Die einzigen Ausnahmen sind wahrscheinlich die Office-Anwendungen, Outlook und Teams. <\/p>\n\n<p>Wir k\u00f6nnen MS-Anwendungen anhand ihrer Eigenschaften betrachten und sie je nach ihrem Zweck in Kategorien einteilen:<\/p>\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Dienste zur Erstellung von Inhalten (Word, Excel, PowerPoint und andere);<\/li>\n\n\n\n<li>Dienste zur Speicherung von Inhalten (OneDrive, Teams, SharePoint); <\/li>\n\n\n\n<li>Dienste f\u00fcr die interne und externe Kommunikation (Outlook, Teams und andere);<\/li>\n\n\n\n<li>Werkzeuge zur Verwaltung, Zuweisung und Kontrolle von Aufgaben (Planer, To-Do, Projekt und andere);<\/li>\n\n\n\n<li>Tools zur Automatisierung von Prozessen und regelm\u00e4\u00dfig wiederkehrenden Aktivit\u00e4ten (Power Automate und andere);<\/li>\n\n\n\n<li>Management-Tools und Berichte zur Ermittlung des aktuellen Status oder zur \u00dcberwachung von Prognosen oder der Personalauslastung (Power BI, Fabric, Viva und andere);<\/li>\n\n\n\n<li>Sicherheitstools zum Schutz von Identit\u00e4ten, Ger\u00e4ten, Anwendungen und Unternehmens-Know-how (Defender, Entra, Intune, MFA und andere);<\/li>\n\n\n\n<li>Anwendungen, die im Zuge der sich schnell \u00e4ndernden Trends st\u00e4ndig erweitert werden.<\/li>\n<\/ul>\n\n<div style=\"height:10px\" aria-hidden=\"true\" class=\"wp-block-spacer\"><\/div>\n\n<p>Es gibt viele von ihnen, sie sind miteinander verbunden, sie k\u00f6nnen kombiniert werden. Jede neue Funktion, die wir entdecken, macht unsere Arbeit einfacher. Ein typisches Beispiel ist die einfache Dateiablage. Eine Standardsituation, in der wir ein Dilemma l\u00f6sen m\u00fcssen: Wo soll ein Dokument gespeichert werden und warum?   <\/p>\n\n<p>Stellen wir uns die drei Repositories des Microsoft 365-\u00d6kosystems vor. Wissen Sie, wie sie sich unterscheiden und wann Sie welches verwenden sollten? Wenn Sie ihre Funktionen kennen und wissen, wie man sie richtig einsetzt, wird Ihre Entscheidungsfindung einfacher und Sie sparen Zeit.  <\/p>\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>OneDrive: der pers\u00f6nliche Speicher eines Benutzers. Der Benutzer weist den Zugriff auf seine eigenen Dokumente zu und verwaltet ihn. <\/li>\n\n\n\n<li>Teams: jedes Mitglied einer Gruppe in einem Channel hat Zugriff auf die Dokumente und genau die gleichen Rechte.<\/li>\n\n\n\n<li>SharePoint: Dokumentenbibliothek. Der Zugriff auf Dokumente wird durch vordefinierte Regeln &#8211; Richtlinien &#8211; gesteuert. <\/li>\n<\/ul>\n\n<blockquote class=\"wp-block-quote is-style-default is-layout-flow wp-block-quote-is-layout-flow\">\n<p class=\"has-very-light-gray-to-cyan-bluish-gray-gradient-background has-background\">Lassen Sie uns dies anhand eines Beispiels aus der Erfahrung eines Kunden w\u00e4hrend der Schulung erl\u00e4utern:<br\/>&#8222;Wenn ich eine Richtlinie vorbereite, speichere ich einen Entwurf davon auf meinem OneDrive. Ich kommentiere und berate mich mit Kollegen \u00fcber Teams und ver\u00f6ffentliche die endg\u00fcltige Version auf SharePoint zur Verwendung durch das gesamte Unternehmen.&#8220;  <\/p>\n<\/blockquote>\n\n<p>Einfach ausgedr\u00fcckt: Der grundlegende Unterschied zwischen den Repositories des Microsoft 365-\u00d6kosystems liegt im Zugriff und in den Rechten auf Dokumente.<\/p>\n\n<h5 class=\"wp-block-heading\">Wie bildet ein IT-Unternehmen IT-Kenntnisse aus?<\/h5>\n\n<p>Wie \u00fcberall variieren auch hier der Kenntnisstand und die Schulungsanforderungen. Verschiedene Abteilungen, verschiedene Arbeitsmethoden. Jeder Kollege konzentriert sich auf andere Aktivit\u00e4ten, bevorzugt und verwendet andere Systeme oder Tools.  <\/p>\n\n<p>Wir haben festgestellt, dass wir die gew\u00fcnschte Arbeitseffizienz nur dann erreichen, wenn die Benutzer wissen, was sie mit den M365-Tools tun k\u00f6nnen und wie sie die einzelnen Anwendungen im Kontext ihrer Arbeit einsetzen k\u00f6nnen.<br\/>Wenn wir wollen, dass unsere Kollegen sie einfach und sicher einsetzen, erkl\u00e4ren wir ihnen das &#8222;Warum?&#8220; warum sie sie auf die vorgeschlagene Art und Weise verwenden sollten, und wir bringen ihnen bei, &#8222;wie? wie sie sie effektiv nutzen k\u00f6nnen. Wir erreichen den gew\u00fcnschten Zustand, wenn sie selbst feststellen, dass der vorgestellte Nutzen, die neue Funktion, die interessante &#8222;Spielerei&#8220; Sinn macht und sie sie schnell in die Hand nehmen und problemlos nutzen k\u00f6nnen.<\/p>\n\n<blockquote class=\"wp-block-quote is-style-default is-layout-flow wp-block-quote-is-layout-flow\">\n<p class=\"has-very-light-gray-to-cyan-bluish-gray-gradient-background has-background\">Sie wissen:<br\/>Jede \u00c4nderung wird in der Dokumenthistorie aufgezeichnet. Die Dokumenthistorie ist ein leistungsstarkes Werkzeug. Es zeichnet nicht nur jede \u00c4nderung an einem Dokument auf, sondern erm\u00f6glicht es Ihnen auch, jede Version wiederherzustellen und so zu einer fr\u00fcheren Version zur\u00fcckzukehren.  <\/p>\n<\/blockquote>\n\n<p>Nehmen wir als Beispiel die Speicherung von Zitaten (aber auch von anderen Dateitypen) in der entsprechenden Gruppe in Teams. Warum sollten Sie Zitate in Teams speichern? Weil, wenn Sie nicht bei der Arbeit sind, ein Kollege (Gruppenmitglied im Kanal) f\u00fcr Sie einspringen und das Angebot vervollst\u00e4ndigen, aktualisieren oder bearbeiten kann. Und wie? Es gibt immer mehrere M\u00f6glichkeiten. Optimal ist diejenige, die die wenigsten Klicks erfordert, d.h. Ihre Zeit spart.     <\/p>\n\n<p>Eine bew\u00e4hrte Methode bei der Schulung und Ausbildung von M365-Benutzern besteht darin, mit kleineren Gruppen von Personen zu arbeiten, die die gleiche oder eine sehr \u00e4hnliche Art von Arbeit haben, und gemeinsam mit ihnen den am besten geeigneten Ansatz f\u00fcr ihre Erwartungen und Anforderungen im Zusammenhang mit der Verwendung von M365-Anwendungen zu finden.<\/p>\n\n<p>Ein h\u00e4ufig nachgefragtes Thema aus den durchgef\u00fchrten Schulungen und Trainings, an dem die Benutzer interessiert sind, ist der Zugriff auf gespeicherte Dokumente. Unabh\u00e4ngig davon, wo die Dokumente gespeichert sind (Teams oder SharePoint-Sites), k\u00f6nnen wir mit dem OneDrive-Synchronisierungsclient im Explorer, automatisch und in Total Commander darauf zugreifen. <\/p>\n\n<p>Die Dokumentensynchronisierung kann man sich als &#8222;einfacheren&#8220; Zugriff auf Dokumente vorstellen, die in der M365-Cloud-Umgebung (OneDrive, Teams, SharePoint) gespeichert sind, mit der M\u00f6glichkeit, Ordner, Sites und Dokumente zu verwalten und zu kontrollieren.<\/p>\n\n<figure class=\"wp-block-image size-large\"><img fetchpriority=\"high\" decoding=\"async\" width=\"1024\" height=\"576\" src=\"https:\/\/www.platformofinvention.sk\/wp-content\/uploads\/2023\/12\/POI6-images-19-1024x576.jpg\" alt=\"\" class=\"wp-image-3636\" srcset=\"https:\/\/www.platformofinvention.sk\/wp-content\/uploads\/2023\/12\/POI6-images-19-1024x576.jpg 1024w, https:\/\/www.platformofinvention.sk\/wp-content\/uploads\/2023\/12\/POI6-images-19-300x169.jpg 300w, https:\/\/www.platformofinvention.sk\/wp-content\/uploads\/2023\/12\/POI6-images-19-768x432.jpg 768w, https:\/\/www.platformofinvention.sk\/wp-content\/uploads\/2023\/12\/POI6-images-19-1536x864.jpg 1536w, https:\/\/www.platformofinvention.sk\/wp-content\/uploads\/2023\/12\/POI6-images-19.jpg 1920w\" sizes=\"(max-width: 1024px) 100vw, 1024px\" \/><\/figure>\n\n<h5 class=\"wp-block-heading\">Tipps f\u00fcr die Arbeit in OneDrive<\/h5>\n\n<p>\u00dcber einen Zeitraum von vier Monaten absolvierten die meisten unserer Mitarbeiter in zweiw\u00f6chigen Abst\u00e4nden praktische \u00dcbungen zur Nutzung ausgew\u00e4hlter Microsoft 365-Dienste. Die &#8222;erfahrenen&#8220; Benutzer motivierten andere Kollegen. Das Thema OneDrive und Synchronisation kam am st\u00e4rksten an.<br\/>Die Feedback-Ergebnisse haben uns best\u00e4tigt &#8211; wir k\u00f6nnen uns von dem inspirieren lassen, was unsere Kollegen zu sch\u00e4tzen wussten:  <\/p>\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Eine praktische Funktion ist das Speichern einer wichtigen Nachricht &#8211; einer Konversation in MS Teams (ich habe dies vorher nicht verwendet, es war neu f\u00fcr mich, aber sehr n\u00fctzlich). Gespeicherte Mitteilungen aus verschiedenen Kan\u00e4len, die ich markiert habe, kann ich damit an einem Ort finden. <\/li>\n\n\n\n<li>Ich war fasziniert von der Verkn\u00fcpfung der Besprechungseinladung &#8211; Neue Besprechung mit der OneNote-Arbeitsmappe. Auf diese Weise habe ich einen Link zum Protokoll bereits direkt in der Einladung mit der Anwesenheitsliste. Ich kann mir w\u00e4hrend der Besprechung Notizen machen und auch abhaken, wer von den eingeladenen Personen teilgenommen hat und wer nicht.  <\/li>\n\n\n\n<li>Wiederherstellen eines gel\u00f6schten Dokuments in Teams.<\/li>\n\n\n\n<li>Eine Umstellung auf die Speicherung aller Dokumente von Ihrem Desktop auf OneDrive, wo sie permanent zug\u00e4nglich sind und gesichert werden k\u00f6nnen.<\/li>\n\n\n\n<li>In OneDrive habe ich viele Dateien und Verzeichnisse, die ich mit Kollegen teile, um sie zu \u00fcberarbeiten oder mit Informationen zu erg\u00e4nzen. Und deshalb war es f\u00fcr mich eine interessante Information, hin und wieder eine INVENTUR auf OneDrive durchzuf\u00fchren. \u00dcber &#8222;Zugriff verwalten &#8211; Zugriff verwalten&#8220;, um die Aktualit\u00e4t neu zu bewerten &#8211; den Zugriff zu entfernen und die Freigabe von Dokumenten zu beenden, die im Laufe der Zeit an Bedeutung verloren haben.  <\/li>\n\n\n\n<li>Eine praktische Funktion ist die M\u00f6glichkeit, eine Sicherung ausgew\u00e4hlter Verzeichnisse von Ihrem lokalen PC (z.B. Desktop) auf OneDrive einzurichten.<\/li>\n<\/ul>\n\n<h5 class=\"wp-block-heading\">Was bedeutet der Sync-Status?<\/h5>\n\n<p>Ein blauer Puff, ein gr\u00fcnes Symbol mit einer durchgehenden Farbe oder ein Symbol mit nur einem Umriss zeigen die Verf\u00fcgbarkeit der synchronisierten Daten an. Ordner und Dateien k\u00f6nnen nur im Onlinemodus verf\u00fcgbar sein oder lokal auf unserem Ger\u00e4t gespeichert sein. In diesem Fall k\u00f6nnen wir auch offline auf sie zugreifen. In diesem Fall k\u00f6nnen wir auch offline auf sie zugreifen. Wir k\u00f6nnen die synchronisierten Inhalte einfach verwalten und Speicherplatz auf unserem Ger\u00e4t sparen, indem wir die Dokumente online halten.<br\/>Es gibt jedoch Situationen, in denen der Online-Modus nicht praktisch ist. Dann haben wir die M\u00f6glichkeit, die Dokumente auf unseren Ger\u00e4ten zu lassen und ohne Internetverbindung mit ihnen zu arbeiten. Sobald unser Ger\u00e4t wieder online ist, werden alle \u00c4nderungen, die wir vorgenommen haben, automatisch synchronisiert.    <br\/>Die Synchronisierung bietet Vorteile, die wir beim Speichern von E-Mail-Anh\u00e4ngen oder umgekehrt, beim bequemen Hinzuf\u00fcgen eines Anhangs z.B. von einem bestimmten Ort in Teams oder beim Sichern eines Arbeitsplatzes zu sch\u00e4tzen wissen. <\/p>\n\n<h5 class=\"wp-block-heading\">Verstehen Sie M365?<\/h5>\n\n<p>Sie kennen vielleicht die grundlegenden Prinzipien, aber die gew\u00fcnschte Effizienz bei der Verwendung von Anwendungen und der Arbeit in Microsoft 365 wird erreicht, wenn die Benutzer durch Schulung und Training interessante &#8222;Tricks&#8220; und n\u00fctzliche Kniffe in dieser Umgebung lernen. Z\u00f6gern Sie nicht, sich mit uns in Verbindung zu setzen &#8211; und wir werden einen Weg finden, Sie in Ihrem Unternehmen in Microsoft 365 weiterzubilden. <\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Neue Verfahren m\u00fcssen erst eingef\u00fchrt werden, bevor sie zur Routine werden. Wir m\u00fcssen sie einfach \u00fcben. Das ist bei der Arbeit mit Technologie oft der Fall. Sie entwickeln sich sehr schnell weiter, neue Funktionen kommen hinzu, und fr\u00fcher oder sp\u00e4ter m\u00fcssen wir uns an sie gew\u00f6hnen. 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